Presenciais
Questionamentos do Pregão Presencial nº 16/2004
Recebemos questionamento com relação ao Pregão nº 16/2004, que ora informamos a V.Sªs., com o respectivo esclarecimento prestado pela FAPESP.
Questionamentos IRON MOUNTAIN:
Questionamento: I - Analisando os anexos e cláusulas constantes da minuta do contrato, identificamos não ser possível atender ao que prevê o item 9.2 do ANEXO I.
JUSTIFICATIVA: Nenhuma empresa seguradora do país consegue avaliar o valor de uma documentação ou restauração em caso de um acidente. Nossos contratos com todos os nossos clientes prevêem na ocorrência de eventual sinistro com as caixas por negligência da CONTRATADA, esta será responsável pelo seu ressarcimento, limitando-se ao valor fixo estipulado em seguro próprio, sem entretanto entrar no mérito de valorização do conteúdo, sendo considerado tal ressarcimento como o valor reposição total do item e seu conteúdo.
II - CLÁSULA 5.2 A entrega dos comprovantes de recolhimento das contribuições sociais (INSS e FGTS) aplicar-se-ia em caso de utilização de mão de obra exclusiva.”
Resposta FAPESP:
I - Ítem 9.2 do Anexo I
A contratada pagará, a título de indenização, valor para confecção de novo documento ou restauração, ou seja, a contratada terá o ônus de arcar com todas as despesas para elaboração de novo documento ou com as custas de sua restauração.
II - A FAPESP tem interesse em saber se a empresa contratada está cumprindo suas obrigações trabalhistas, independentemente se a mão de obra aplicada é exclusiva para a FAPESP ou não. Portanto, a entrega dos comprovantes do recolhimento das contribuições sociais será exigida quando da apresentação das faturas.
Questionamentos RECALL TOTAL INFORMATION MANAGEMENT:
Questionamento 1- "No item 5.4 Indexação de Processos, é descriminado os seguintes campos: Número do Processo / Tipo de Processo (rosa/azul) / Número do Volume. A empresa contratada deverá indexar todos os processos que compõem a caixa individualmente utilizado estes dados? Qual a quantidade de caracteres que formão o número do processo e número do volume."
Resposta FAPESP: Sim, a empresa contratada deverá indexar individualmente cada processo que compõe a caixa, registrando número, tipo e volume de cada processo, bem como a respectiva caixa em que se encontra armazenada. O número total de caracteres será de no mínimo 15, assim distribuídos: 10 para número de processo, 3 para o tipo de processo e 02 para o número do volume.
Questionamento 2- "A empresa contratada terá acesso ao Banco de Dados existente hoje com o cadastro dos documentos?"
Resposta FAPESP: A empresa contratada terá acesso ao banco de dados com estas informações sobre cerca de 84000 processos indexados. Os demais, cerca de 116000 deverão ser realizados pela empresa vencedora, inclusive se a atual prestadora dos serviços for a vencedora.
Questionamento 3- "No item atendimento, a empresa contratada deverá encaminhar para a FAPESP o Processo Individual solicitado ou toda a caixa de documentos?"
Resposta FAPESP: A empresa contratada deverá encaminhar o processo solicitado e não a caixa.
Questionamento 4- "No item 7.2.2 os prazos de entregas de documentos é de 6 horas a contar da solicitação. Este prazo corresponde a solicitações urgentes?"
Resposta FAPESP: Não. O prazo de 6 horas refere-se aos pedidos normais. Os pedidos urgentes deverão ser encaminhados tão logo sejam solicitados.
Questionamento 5- "No item 7.1.1 e 7.1.2 que se refere aos prazos de implantação, é correto afirmar que a empresa contratada terá 60 dias úteis para retirar as caixas de seu acervo atual e 90 dias úteis para cadastrá-las em seus sistemas?"
Resposta FAPESP: Não, serão 60 dias corridos, contados a partir da celebração do contrato para retirada as caixas do local atual e 90 dias corridos para cadastrá-las em seu sistema. O que é contado como dia útil está descrito no Edital.
Questionamento 6- "Por fim, questiona-se se terá uma vistoria para exigir o cumprimento integral de todos os itens inseridos no item 1.4 a) do Edital que trata da "Qualificação Técnica", informando se o eventual descumprimento de alguma das exigências deste item será motivo de inabilitação sumária da licitante ou será apenas apresentado uma declaração da licitante dizendo que cumpre este item?."
Resposta FAPESP: A qualquer tempo poderá proceder-se a diligência, nesse caso específico, antes da celebração do contrato. Consta do anexo II do Edital, declaração de pleno atendimento aos requisitos de habilitação, da proposta e dos documentos de habilitação.
Questionamento 7- "Caso a licitante apresente um atestado de armazenagem de processos superior a 10% da quantidade do objeto provando assim que ela tem capacidade de armazenagem a mais que o solicitado, ela será inabilitada por não atender este item."
Resposta FAPESP: Sim, o Edital exige no mínimo 02 (dois) atestados.
Questionamento 8- "1.4 – QUALIFICAÇÃO TÉCNICA
b) comprovação da aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível em características e quantidades com o objeto deste Edital, através de apresentação de 02 (dois) atestados de capacidade técnica, emitidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado, observando-se o que segue:
b.1) a prestação de serviços de armazenamento e manuseio, durante o período de, no mínimo, 12 (doze) meses de vigência contratual, para a quantidade de 200.000 (duzentos mil) processos, sendo permitida variação de 10% para mais ou para menos;
b.2) deverá ser apresentado em papel timbrado do emitente, conter identificação do signatário, nome, assinatura com firma reconhecida, endereço, telefone e, se for o caso, correio eletrônico, para contato.
Caso a licitante apresente dois atestados de armazenagem de processos superior a 10% (Ex. volume de 1.000.000 de processos) da quantidade do objeto provando assim que ela tem capacidade de armazenagem a mais que o solicitado, ela será inabilitada por não atender este item?".
Resposta FAPESP: O mínimo exigido no Edital é de, no mínimo 2 (dois) atestados, para a quantidade de 200.000 (duzentos mil) processos, podendo variar entre 180.000 (cento e oitenta mil) e 220.000 (duzentos e vinte mil).
Aqui não se limita máximos, mas sim a possibilidade de licitante que possuísse um ou dois atestados com menos de 200.000 (duzentos mil) processos, ficasse fora do certame.
Questionamento anterior enviado por V.Sªs., continha o seguinte texto, sendo que a resposta está disponível no site da FAPESP: "Caso a licitante apresente um atestado de armazenagem de processos superior a 10% da quantidade do objeto provando assim que ela tem capacidade de armazenagem a mais que o solicitado, ela será inabilitada por não atender este item."
Questionamentos STORE GUARDA E GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS:
Questionamento 1- "Em relação ao que está disposto no edital acima referido, no que se refere a implantação, quando se fala em planilhamento, entendemos o seguinte:
A empresa que hoje tem a guarda dos documentos tem todo o acervo inventariado e, portanto, planilhado, e que justifica o fato de estarem prestando serviço até o presente momento. Entendemos que será fornecido à empresa vencedora a base de dados que compõe o atual inventário. Caso contrário tornaria o processo inviável uma vez que teremos um dos licitantes com a vantagem competitiva inigualável. Eles não teriam o custo de implantação inicial com transporte e inventário.
Isso considerado, concluímos que a base de dados será fornecida ou pela FAPESP ou pela empresa que atualmente tem a guarda do acervo."
Resposta FAPESP: A base de dados que contém o número das caixas da FAPESP, será fornecida pela FAPESP. Porém caberá à empresa vencedora, planilhar os processos existentes nas caixas, inclusive a atual prestadora.
Questionamento 2- "Em relação ao que está disposto no edital acima referido, no que se refere a qualificação técnica, em 1.4, no item b, quando se fala em comprovação da aptidão, entendemos o seguinte:
A empresa licitante deverá apresentar 2 (dois) atestados, que em conjunto observem o que segue:
b.1) a prestação de serviços de armazenamento e manuseio, durante o período de, no mínimo, 12 (doze) meses de vigência contratual, para a quantidade de 200.000 (duzentos mil) processos, sendo permitida variação de 10% para mais ou para menos;
b.2) deverá ser apresentado em papel timbrado do emitente, conter identificação do signatário, nome, assinatura com firma reconhecida, endereço, telefone e, se for o caso, correio eletrônico, para contato.
Isso considerado, entendemos que não são necessários 2 atestados, cada um atendendo o item b1, desde que a soma dos atestados atenda."
Resposta FAPESP: Não trata o presente subitem de somatória de atestados. O mínimo exigido no Edital é de, no mínimo 2 (dois) atestados, para a quantidade de 200.000 (duzentos mil) processos, podendo variar entre 180.000 (cento e oitenta mil) e 220.000 (duzentos e vinte mil).
Aqui não se limita máximos, mas sim a possibilidade de uma licitante que possuísse um ou dois atestados com menos de 200.000 (duzentos mil) processos, ficasse fora do certame.
Questionamentos TCI FILE TECNOLOGIA DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO LTDA.:
Questionamento 1-: "2.1 a) 37.000 (trinta e sete mil) caixas de documentos contendo processos:
5.3 - A retirada das caixas será efetuada pela licitante que vier a ser contratada, junto à atual empresa prestadora de serviço de guarda física de documento, no seguinte endereço: Av. Prefeito João Villalobo Quero, 1879 - CEP: 06422-160 - Barueri - SP.
Conforme comentado acima as atuais caixas estão em uma empresa prestadora de serviços de guarda, logo questiona-se:
Há espaço suficiente para 15 pessoas da equipe da contratante fazer o levantamento e planilhamento inicial? Há limite de caixas a ser entregue diariamente a contratante, visto que o contratante só irá trabalhar em caixas que seja entregue pelo atual prestador de serviço?."
Resposta FAPESP: Item 5.3
- O planilhamento dos processos não será efetuado na empresa que atualmente presta os serviços. A atual empresa prestadora dos serviços fornecerá relação das caixas a serem retiradas.
- A atual empresa prestadora de serviços fornecerá a totalidade das caixas dentro do prazo de 60 dias.
Questionamento 2-:“2.1 a) - 37.000 (trinta e sete mil) caixas de documentos contendo processos;
4- a) Composição física: processos contendo diversos documentos;
5.1 - A licitante se responsabilizará pela retirada das caixas, devidamente identificadas e cadastradas em planilhas, mediante relação, em duas vias, a ser fornecida pela licitante vencedora, onde, ao final, conterá o Termo de Conferência/Recebimento, que deverá ser conferida e vistada pelo encarregado do transporte, ficando a licitante, a partir deste momento, responsável pela guarda, acomodação e preservação dos mesmos.
5.4 - Os processos deverão ser indexados a partir de pesquisa a ser efetuada no interior dos volumes e através de uma chave de indexação composta por:
a) Número de identificação do processo,
b) Tipo do processo (rosa ou azul),
c) Número do volume.
Esta correto o entendimento que há 200.000 processos nestas caixas e que em média há 5 processos por caixas?”
Resposta FAPESP: Sim. O entendimento é correto.
Questionamento 3-"Entendemos que para o fins de comprovação do item 1.4 letra B. podemos apresentar dois atestados de capacidade técnica que, somados, totalizam a quantidade de 200.000 (duzentos mil) processos ou 37000 (trinta e sete mil) caixas ou 37.000.000 (trinta e sete milhões) de documentos (mil documentos) por caixas box. Esta correto o nosso entendimento?”
Resposta FAPESP: Não. Deverão ser apresentados dois atestados com quantidade de 200.000 processos cada um.