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Comunicado sobre a emissão de Aditivo ao Termo de Outorga ratificatório em processos de Auxílios e Bolsas
13/06/2022
No início da pandemia de COVID-19, em março de 2020, a FAPESP passou a aceitar o envio de Termos de Outorga e Aditivos ao Termo de Outorga com assinaturas feitas de forma manuscrita, com posterior digitalização do documento e seu envio via Converse com a FAPESP, para todos os processos de Auxílios e Bolsas.
Conforme § 3º do artigo 10 da Portaria CTA nº 15/2020 (redação dada pela Portaria CTA nº 36/2021), os Termos de Outorga e Aditivos originais, encaminhados digitalizados via Converse com a FAPESP, deveriam ser mantidos em poder dos outorgados, no aguardo de sua ratificação por meio da formalização de Aditivo ao Termo de Outorga inteiramente eletrônico via SAGe.
Em 10 de fevereiro de 2022, a FAPESP implementou a assinatura eletrônica de Termos de Outorga e Aditivos, no Sistema de Apoio à Gestão – SAGe. Desde esta data, os Termos de Outorga e Aditivos de processos que tramitam via SAGe são emitidos e assinados eletronicamente, no próprio sistema, dispensando a impressão dos documentos para assinatura manuscrita e posterior envio digitalizado via Converse com a FAPESP. Apenas Termos de Outorga emitidos antes desta data ou de processos que tramitam em papel continuam sendo enviados digitalizados, via Converse com a FAPESP.
Considerando a implementação da assinatura eletrônica via SAGe, a FAPESP emitirá, em 20/06/2022, os Aditivos ao Termo de Outorga ratificatórios de que trata a Portaria CTA nº 15/2020.
Por ocasião da emissão destes Aditivos ratificatórios, os outorgados em processos de Auxílios e Bolsas que tramitam pelo SAGe receberão mensagem automática por e-mail, enviada pelo sistema, com as orientações para sua assinatura eletrônica.
Após a assinatura do Aditivo ratificatório, os Termos de Outorga e Aditivos originais de processos que tramitam pelo SAGe, que deveriam ser mantidos em poder dos outorgados, poderão ser descartados, não sendo necessário seu envio em formato físico à FAPESP.
Para processos que tramitam em papel, os Aditivos ratificatórios serão enviados pela FAPESP por e-mail aos outorgados. O outorgado deverá imprimir o Aditivo e enviá-lo à FAPESP por correspondência, devidamente assinado. As orientações para a assinatura serão detalhadas no próprio e-mail. Para estes processos, os Termos de Outorga e Aditivos originais anteriormente enviados à FAPESP em formato digitalizado devem permanecer em poder dos outorgados, para fins de consulta.
Considerando o grande volume de processos que serão impactados por esta emissão de Aditivos ratificatórios, apresentamos abaixo as principais questões relacionadas ao assunto:
1. O que é o Aditivo ao Termo de Outorga ratificatório?
Este Aditivo é destinado a ratificar as condições e obrigações já contratadas entre a Fundação e os outorgados de processos de Auxílios e Bolsas, cujo Termo de Outorga ou Aditivo ao Termo de Outorga tenha sido enviado à FAPESP apenas em formato digitalizado, via Converse com a FAPESP, a partir do início da pandemia de COVID-19 em março de 2020.
A emissão deste Aditivo ratificatório advém da necessidade de que todos os signatários dos Termos de Outorga registrem sua respectiva assinatura no documento, incluindo os representantes da FAPESP, confirmando-se assim a eficácia vinculante dos documentos físicos mantidos em poder dos outorgados.
O Aditivo ratificatório não modifica as condições já contratadas nos Termos de Outorga e Aditivos ao Termo de Outorga, apenas as ratifica.
2. Quais processos terão a emissão de Aditivo ao Termo de Outorga ratificatório?
Todos os processos de Auxílios e Bolsas que tiveram Termos de Outorga iniciais ou Aditivos ao Termo de Outorga emitidos e assinados a partir do início da pandemia em março de 2020 e que tenham sido enviados à FAPESP digitalizados pelo Converse com a FAPESP, terão a emissão de Aditivo ao Termo de Outorga ratificatório.
Em um primeiro momento, será gerado Aditivo ratificatório em qualquer processo que se enquadre na situação indicada acima, desde que:
a) no caso de processos que tramitam via SAGe: não exista nenhuma Solicitação de Mudança em trâmite, ou seja, submetida e ainda não implementada. Para tais casos, se a Solicitação de Mudança der origem a um Aditivo ao Termo de Outorga, este já conterá o mesmo texto que o presente no Aditivo ratificatório. Caso a Solicitação de Mudança não seja aprovada ou, se aprovada, não dê origem a um Aditivo, assim que a análise for concluída, um Aditivo ratificatório será gerado no processo em questão.
b) no caso de processos que tramitam em papel: não exista nenhum Aditivo ao Termo de Outorga aguardando assinatura.
3. A vigência do meu processo já se encerrou, terei que assinar um Aditivo ratificatório?
O Aditivo ratificatório será emitido também para processos cuja vigência já esteja encerrada, caso o processo se enquadre nas situações indicadas na questão 2 acima.
4. Caso eu já tenha encaminhado o Termo de Outorga original por correspondência à FAPESP, também terei que assinar um Aditivo ratificatório?
Se as vias originais do Termo de Outorga ou Aditivo ao Termo de Outorga já foram enviadas e processadas pela FAPESP, não será emitido o Aditivo ratificatório no processo, exceto em casos específicos em que possa ter ocorrido alguma falha ou atraso no processamento das vias originais.
Caso os outorgados recebam a notificação por e-mail de emissão do Aditivo ratificatório, este deverá ser assinado observando as instruções que serão indicadas no e-mail, mesmo que as vias originais tenham sido enviadas à FAPESP.
5. Quem são os signatários que devem assinar o Aditivo ratificatório?
Todos os signatários deverão realizar a assinatura do Aditivo ratificatório: beneficiários e responsáveis de Bolsas e Auxílios concedidos pela FAPESP, dirigentes/representantes legais das Instituições Sede dos processos, representantes da FAPESP e, em algumas modalidades de apoio específicas, também as testemunhas.
6. O que acontece se o Aditivo ratificatório não for assinado?
Enquanto não forem registradas todas as assinaturas do Aditivo ratificatório, não será possível submeter Solicitações de Mudança no processo. Também não será possível a emissão de outros Aditivos referentes a solicitações de mudança aprovadas pela FAPESP no processo.
Para processos cuja vigência já esteja encerrada, caso o Aditivo ratificatório não seja assinado, poderão ser realizadas ações de cobrança administrativa junto ao(s) outorgado(s) e novas propostas de Auxílios e Bolsas enviadas pelo(s) outorgado(s) poderão ser consideradas não habilitadas pela FAPESP.
7. Como posso obter mais orientações sobre como realizar a assinatura eletrônica do Aditivo ratificatório no SAGe?
Um tutorial com o passo-a-passo para assinatura eletrônica está disponível em vídeo: https://youtu.be/QWUORzTt9R0.
As informações detalhadas podem ser consultadas no Manual de Assinatura Eletrônica, disponível no link “Manuais” no SAGe, na lista de “Manuais de Apoio aos Pesquisadores”.
Outras informações sobre a implementação da assinatura eletrônica pela FAPESP, podem ser consultadas no Comunicado publicado em www.fapesp.br/15319.