Dúvidas mais frequentes

FAQ – Prestação de Contas eletrônica

Índice

1. A partir de quando as Prestações de Contas podem ser enviadas eletronicamente? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (exceto USP):

Conforme Portaria PR n. 58/2021 e Portaria PR n. 59/2021 , as Prestações de Contas parciais e finais de Auxílios, de Bolsas e de processos com concessão de recursos de subvenção econômica poderão ser enviadas à FAPESP em formato eletrônico, via SAGe, a partir da entrada em vigor de ambas as Portarias, em 16/05/2021.

Para processos vinculados a unidades da USP:

As Prestações de Contas parciais e finais de processos vinculados a unidades da USP, de qualquer modalidade de Auxílio ou Bolsa, podem ser enviadas em formato eletrônico, via GIP, desde a publicação do Comunicado sobre sistema de Prestação de Contas On-line, em fevereiro/2021, por força de decisão tomada no âmbito da própria USP. O GIP foi integrado ao SAGe em 16 dezembro de 2020, no âmbito de termo de cooperação para troca de informações firmado entre a FAPESP e a USP em 2017.

2. Em que situações é ou não obrigatório o envio de Prestações de Contas em formato eletrônico? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (exceto USP):

a) Será obrigatório o envio de Prestações de Contas eletrônicas via SAGe nas seguintes situações:

- Novos processos contratados a partir de 16/05/2021;

- Prestações de Contas iniciais de processos em andamento, cujo compromisso seja devido a partir de 16/05/2021;

- Prestações de Contas seguintes, bem como os Complementos de Prestações de Contas, quando a Prestação de Contas anterior foi apresentada em formato eletrônico;

- Todas as Prestações de Contas e Complementos de Prestação de Contas a partir de 01/01/2022.

b) Será facultativo o envio de Prestações de Contas em papel ou em formato eletrônico via SAGe, até 31/12/2021, nas seguintes situações:

- Prestações de Contas parciais ou finais de processos cuja Prestação de Contas anterior foi enviada em papel (balancete preenchido no Agilis e envio de comprovantes originais por correspondência);

- Complementos, para Prestações de Contas que foram enviadas em papel.

Para processos vinculados a unidades da USP:

a) Será obrigatório o envio de Prestações de Contas eletrônicas via GIP nas seguintes situações:

- Novos processos contratados desde fevereiro/2021;

- Prestações de Contas iniciais de processos em andamento, cujo compromisso seja devido a partir de fevereiro/2021;

- Prestações de Contas seguintes, quando a anterior foi apresentada em formato eletrônico;

- Todas as Prestações de Contas a partir de 01/01/2022.

b) Será facultativo o envio de Prestações de Contas em papel ou em formato eletrônico via GIP, até 31/12/2021, na seguinte situação:

- Prestações de Contas parciais ou finais de processos cuja Prestação de Contas anterior foi enviada em papel (balancete preenchido no Agilis e envio de comprovantes originais por correspondência).

c) Complementos de Prestação de Contas: para processos vinculados a unidades da USP, os Complementos de Prestação de Contas devem ser enviados da seguinte forma:

- Facultativamente: em papel ou em formato eletrônico via SAGe, até 31/12/2021, caso a Prestação de Contas anterior tenha sido enviada também em papel;

- Obrigatoriamente: em formato eletrônico via SAGe, a partir de 01/01/2022 e nos casos em que a Prestação de Contas anterior tenha sido enviada eletronicamente via GIP.

3. Para processos vinculados a unidades da USP, a Prestação de Contas eletrônica poderá ser enviada pelo SAGe? (volta ao índice)
Para processos de Auxílios e Bolsas vinculados a unidades da USP, as Prestações de Contas eletrônicas devem ser feitas exclusivamente pelo sistema GIP.

Apenas os Complementos de Prestação de Contas podem ser enviados pelo sistema SAGe.

4. Com o envio de Prestações de Contas em formato eletrônico, o que deve ser feito com os comprovantes originais? (volta ao índice)
Conforme item 5.3 das Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas e das Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica, os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade dos Outorgados em processos de Auxílios e Bolsas, ou da Beneficiária da Subvenção em processos de Subvenção Econômica, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP.

No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a FAPESP solicita que seja providenciada fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original.

A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada pela FAPESP durante o período de guarda indicado, a seu exclusivo critério.

5. Caso a Prestação de Contas tenha sido enviada em papel, é necessário submetê-la também em formato eletrônico? (volta ao índice)

Não. Nos casos em que se aplica a situação facultativa de envio da Prestação de Contas em papel ou em formato eletrônico, os outorgados devem optar por apenas um dos formatos. Não deverá ser feita a submissão da Prestação de Contas por ambos os formatos.

Ao receber a documentação em papel, a FAPESP verificará se o processo se enquadra nas situações em que é facultativo o envio neste formato, para que a Prestação de Contas seja recebida e registrada.

6. Se a Prestação de Contas for elaborada eletronicamente, devo também elaborar o balancete no sistema Agilis? (volta ao índice)

Não. Para Prestações de Contas elaboradas eletronicamente, o balancete é gerado pelo próprio sistema (SAGe, ou GIP para processos USP), após a inclusão das informações sobre as despesas realizadas.

O preenchimento do balancete no sistema Agilis apenas deve ser realizado para apresentação da Prestação de Contas em papel, nas situações em que este formato ainda for aceito pela FAPESP.

7. Na Prestação de Contas inicial do meu processo, apresentei declaração informando que não houve uso de recursos. A próxima Prestação de Contas será considerada inicial, com obrigatoriedade de envio em formato eletrônico? (volta ao índice)

A apresentação de declaração informando que não houve uso de recursos também é considerada uma Prestação de Contas. Portanto, nesta situação, a próxima Prestação de Contas não será considerada inicial e aplica-se a regra de transição, com envio da Prestação de Contas facultativamente em formato eletrônico ou em papel até 31/12/2021. Para as Prestações de Contas devidas a partir de 01/01/2022, passa a ser obrigatório o envio em formato eletrônico.

8. Há algum passo a passo para orientar a elaboração e submissão de Prestações de Contas eletrônicas? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (inclusive USP para envio de Complementos de Prestação de Contas) - SAGe:

Para a elaboração e submissão de Prestações de Contas eletrônicas via SAGe, inclusive Complementos de Prestação de Contas, os usuários podem acessar, no link “Manuais” do próprio SAGe, os manuais:

- Elaboração e Submissão de Prestação de Contas: descreve os passos necessários para: cadastramento de Comprovantes de Despesa e itens de Material Permanente para Doação/Cessão de Uso; elaboração e submissão de Prestação de Contas e Complementos de Prestação de Contas; solicitação de reembolsos e devoluções de recursos.

- Delegação de Prestação de Contas para Escritórios ou Terceiros: Descreve os passos necessários para: cadastramento dos membros dos escritórios; autorização para escritórios ou terceiros prestarem contas (e consequentemente poderem cadastrar comprovantes de despesa), e o acesso aos processos por estas pessoas. Detalha também o funcionamento da submissão e aprovação das Prestações de Contas elaboradas por escritórios ou terceiros.

A FAPESP também disponibiliza o “Vídeo – Elaboração de Prestação de Contas Eletrônica” com a simulação da inclusão de comprovantes de despesas, elaboração e submissão de uma Prestação de Contas. O vídeo pode ser utilizado como um tutorial para as principais funcionalidades do módulo de Prestação de Contas eletrônica do SAGe. O link para acesso ao vídeo está disponível na barra lateral da página www.fapesp.br/normaspc e também na página www.fapesp.br/14840.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica é realizada através do sistema GIP e o apoio à utilização do sistema deve ser obtido junto à própria universidade.

9. Sou pesquisador/bolsista na USP, mas meu processo é coordenado por pesquisador vinculado a outra Instituição (não USP). Por qual sistema devo enviar minha Prestação de Contas eletrônica? (volta ao índice)

Para saber se as Prestações de Contas eletrônicas de um processo devem ser enviadas via SAGe ou via GIP deve ser considerada a Instituição de vínculo do respectivo processo, constante em seu Termo de Outorga.

Desta forma, se a Instituição Sede de um processo é uma unidade da USP, a Prestação de Contas será via GIP, mesmo que o Pesquisador Responsável seja vinculado a outra Instituição.

10. Para processos de Bolsas com concessão de Reserva Técnica, como fica o preenchimento do formulário “Justificativas de Aplicação dos Recursos da Reserva Técnica de Bolsas”, enviado junto com o Relatório Científico? E no caso de Auxílios, como fica o preenchimento do documento com “Descrição Sucinta e Justificada do uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares”, também enviado junto com o Relatório Científico? (volta ao índice)

O procedimento de envio das justificativas de uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares em Bolsas e Auxílios, junto com o Relatório Científico, não mudou.

No envio do Relatório Científico da Bolsa, deverá ser apresentado o formulário “Justificativas de Aplicação dos Recursos da Reserva Técnica de Bolsas”, devidamente preenchido.

No envio do Relatório Científico do Auxílio, deverá ser apresentado o formulário “Descrição Sucinta e Justificada do uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares”, devidamente preenchido.

Os modelos de ambos os formulários estão disponíveis para download no próprio SAGe, durante a elaboração do Relatório Científico, e também nas normas de cada modalidade de apoio.

11. No caso de Bolsas no País e BEPE, quem deve realizar a Prestação de Contas eletrônica, bolsista ou orientador(a)/supervisor(a)? (volta ao índice)

Para todas as Instituições (exceto USP) - SAGe:

O procedimento para envio da Prestação de Contas de Bolsas no SAGe é semelhante ao de Relatórios Científicos. A elaboração deve ser feita por uma das partes (na opção “Elaborar Prestação de Contas” do menu “Mais Ações” do processo) e a submissão pela outra parte (na opção “Submeter Prestação de Contas” do menu “Mais Ações” do processo).

A FAPESP recomenda que a elaboração seja realizada pelo(a) bolsista e a submissão pelo(a) orientador(a)/supervisor(a).

Lembramos também que os outorgados podem indicar usuários (pessoas físicas ou membros de Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador), que os apoiem na elaboração da Prestação de Contas no SAGe.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica deve ser submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo, que no caso de Bolsas é o(a) orientador(a)/supervisor(a).

12. Como realizar a Prestação de Contas eletrônica, quando não há utilização de recursos no período? (volta ao índice)

Esclarecemos que, para processos vinculados a qualquer Instituição, a declaração de que não houve utilização de recursos no período poderá ser enviada em papel à FAPESP, caso a Prestação de Contas se enquadre nas situações em que é facultativo o envio neste formato até 31/12/2021. Para o envio em formato eletrônico, devem ser observadas as seguintes instruções:

Para todas as Instituições (exceto USP) - SAGe:

a) Primeira Prestação de Contas eletrônica:

Caso seja a Prestação de Contas inicial do processo, ou nos casos em que as Prestações de Contas anteriores tiverem sido submetidas eletronicamente pelo SAGe, se não houver utilização de recursos no período relacionado e não houver despesas a serem reembolsadas pela FAPESP, o(s) Outorgado(s) deve(m) encaminhar a informação à FAPESP, através do sistema SAGe, nas datas estabelecidas para envio de Prestações de Contas no processo.

Para isto, ao acessar o processo no SAGe, o Outorgado deve entrar no menu Mais Ações > Elaborar Prestação de Contas > Clicar sobre a data do compromisso devido > Iniciar > Confirmar. Em seguida, deve selecione a opção “Fechar Prestação de Contas” > Concluir > Confirmar.

O compromisso passará então para a situação “Atendido” e “Sem liberação”.

b) Processos com Prestação de Contas anterior enviada em papel:

Caso tenham sido apresentadas Prestações de Contas anteriores em papel, o sistema SAGe não reconhece se, para os recursos já liberados no processo, as despesas foram comprovadas em Prestações de Contas anteriores.

Neste caso, o Outorgado deve entrar no menu Mais Ações > Elaborar Prestação de Contas > Clicar sobre a data do compromisso devido > Iniciar > Confirmar. Em seguida, deve preencher no campo “Justificativas/Observações” a informação de que não houve utilização de recursos no período relacionado e “Concluir” a elaboração da Prestação de Contas sem nenhum lançamento. Após concluir a elaboração, a Prestação de Contas deve ser submetida à FAPESP, por meio da opção “Submeter Prestação de Contas”.

Para processos vinculados a unidades da USP - GIP:

Para processos vinculados à USP, a Prestação de Contas eletrônica deve ser submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo via GIP, contendo informação de que não houve utilização de recursos no período relacionado e não há despesas a serem reembolsadas pela FAPESP.

13. Para processos que tramitam em formato impresso, a Prestação de Contas poderá ser feita em formato eletrônico? (volta ao índice)

Sim. Independentemente do formato em que o processo foi submetido inicialmente à FAPESP (via SAGe ou em formulários impressos) será possível o envio de Prestações de Contas eletrônicas (via SAGe ou, para processos vinculados a unidades da USP, via GIP). O cronograma de implementação das novas normas, com a obrigatoriedade de envio de Prestações de Contas eletrônicas a partir de 01/01/2022, será o mesmo.

14. Ao incluir despesas de material de consumo na Prestação de Contas eletrônica no SAGe, é necessário descrever item a item individualmente? (volta ao índice)
Sim. Ao inserir uma Nota Fiscal FAPESP ou uma Nota Fiscal XML, o sistema carregará todos os itens constantes no comprovante. Neste caso, será necessário informar, para cada item, a alínea de despesa (que no caso seria material de consumo) e o tópico de recursos (que irá variar conforme a modalidade de apoio, entre: Projeto, Benefícios Complementares, Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto ou Reserva Técnica de Bolsa).

Para outros tipos de comprovantes, uma vez que o sistema não faz o carregamento automático dos itens do comprovante, será necessário incluí-los um a um.

15. Como sei se minha Prestação de Contas eletrônica ou em papel foi recebida pela FAPESP? (volta ao índice)

Tanto para Prestações de Contas enviadas em papel, quanto para aquelas enviadas eletronicamente via SAGe (ou via GIP para processos vinculados a unidades da USP), os outorgados podem acompanhar o seu recebimento pela FAPESP por meio do Histórico de Eventos do processo no SAGe. Para isto, acesse o seu processo no SAGe e, no menu “Mais Informações”, clique em “Histórico de Eventos”.

No Histórico de Eventos será possível visualizar, entre outras ações, quando uma Prestação de Contas eletrônica é “habilitada” e quando uma Prestação de Contas em papel é “recebida” pela FAPESP.

16. As liberações de recursos devem ser realizadas pelo SAGe? E as devoluções de recursos, como devem ser feitas? Como é feito o preenchimento dos valores liberados e devolvidos na Prestação de Contas eletrônica? (volta ao índice)

Os procedimentos para liberação e devolução de recursos não foram alterados e estas operações não são realizadas no SAGe. As instruções para liberação e devolução estão disponíveis, respectivamente, em www.fapesp.br/financeiro e www.fapesp.br/10820.

As liberações e devoluções de recursos realizadas no processo são automaticamente registradas no SAGe, para que possam ser associadas à Prestação de Contas eletrônica. Não é possível incluir os lançamentos manualmente.

No entanto, uma vez que o carregamento destas informações bancárias para o SAGe leva em média 3 dias úteis, recomenda-se que as operações de liberação e devolução de recursos sejam concluídas com esta antecedência mínima em relação à data prevista para a submissão do compromisso de Prestação de Contas.

Se no momento da submissão de uma Prestação de Contas houver saldo ainda não devolvido à FAPESP, será necessário realizar a devolução e anexar o respectivo comprovante em campo específico destinado a este documento.

Se o saldo foi devolvido e a devolução já aparece nos lançamentos financeiros para ser associada à Prestação de Contas, o outorgado deverá fazer a respectiva associação, para que o valor seja contabilizado no resumo financeiro daquela Prestação de Contas. Neste caso, não será necessário enviar o comprovante desta devolução.

17. Quais documentos devo enviar na Prestação de Contas eletrônica? Há diferença entre os documentos apresentados no SAGe e no GIP? (volta ao índice)

Os documentos a serem anexados à Prestação de Contas podem variar de acordo com o tipo de despesa e a modalidade de apoio. As orientações sobre os documentos a serem enviados estão disponíveis nas Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas e nas Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica.

As normas são as mesmas para processos vinculados a qualquer Instituição, inclusive USP. Desta forma, não há diferença entre os documentos a serem apresentados no SAGe e no GIP.

18. Caso um Escritório de Apoio Institucional à Pesquisa já tenha permissão de acesso para elaborar Solicitações de Mudança, solicitar liberação de recursos e/ou importações, será necessário conceder nova permissão para a elaboração de Prestação de Contas? (volta ao índice)

Sim. As permissões de acesso devem ser concedidas especificamente para cada uma das operações: elaborar Solicitações de Mudança, solicitar liberação de recursos, solicitar importações e prestar contas. Desta forma, mesmo que um Escritório ou pessoa física já tenha acesso às demais operações do processo, o outorgado deverá fazer a concessão de permissão do acesso específica para a elaboração de Prestações de Contas.

19. No caso de processos vinculados à USP, as Prestações de Contas Extraordinárias também devem ser feitas via GIP? (volta ao índice)

Sim. As Prestações de Contas Extraordinárias devem ser apresentadas nos casos de aquisição de animais semoventes e veículos, quando é necessário prestar contas imediatamente após a aquisição.

Para estas Prestações de Contas, o envio segue o mesmo cronograma de implementação do formato eletrônico, ou seja: envio facultativo em papel ou eletrônico, caso a Prestação de Contas anterior do processo tenha sido enviada em papel, até 31/12/2021; envio eletrônico caso a Prestação de Contas seja inicial, caso a Prestação de Contas anterior tenha sido apresentada em formato eletrônico, ou para todos os processos a partir de 01/01/2022.

Para processos vinculados a unidades da USP, a Prestação de Contas Extraordinária eletrônica deve ser realizada via GIP. E para os demais processos, via SAGe.

20. Como ficam as Prestações de Contas de processos de Bolsas Concedidas como Item Orçamentário em Auxílios? (volta ao índice)

O procedimento não mudou. A Prestação de Contas de uma Bolsa Concedida como Item Orçamentário (BCO) é feita no processo da própria Bolsa, separadamente do Auxílio ao qual é vinculada.

21. Se os recursos de Benefícios Complementares foram utilizados para despesas financiadas pela Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, devo lançar em qual tópico? (volta ao índice)

Na inclusão de comprovantes de despesa no SAGe, deverá ser indicado o valor referente ao tópico de origem dos recursos utilizados para cada item dos comprovantes.

Desta forma, se uma despesa foi realizada com recursos de Benefícios Complementares para aquisição de um item financiável com Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, o lançamento deve ser feito no tópico Benefícios Complementares, que é o tópico da origem dos recursos utilizados.

22. Alguns recibos não possuem número (por exemplo, recibo de inscrição em eventos). Ao incluir um comprovante do tipo “Recibo/outros” no SAGe, o campo número é obrigatório? Se sim, como proceder se não houver número de recibo? (volta ao índice)

Sim, o campo número é de preenchimento obrigatório. Caso o comprovante do tipo “Recibo/Outros” utilizado para Prestação de Contas não possua número, preencha este campo com o número zero (0).


Página atualizada em 23/09/2021 - Publicada em 06/05/2021