Formulários
Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas – válidas a partir de 16/05/2021
Alterada pelas Portarias PR n. 85/2022, PR n. 101/2023, Portaria PR n. 137/2023 e PR n. 229/2025
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1. Instruções Iniciais (volta ao índice)
1.1. Esta norma se destina a estabelecer as regras e procedimentos para uso e prestação de contas dos recursos concedidos pela FAPESP em Auxílios e Bolsas.
1.1.1. Para o uso e prestação de contas de recursos concedidos como subvenção econômica, devem ser seguidas as “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”.
1.2. Os recursos concedidos deverão ser utilizados em estrita observância às regras contidas nesta e nas demais normas e editais da FAPESP e nos Termos de Outorga de Auxílios e Bolsas.
1.2.1. Para solicitar alterações no Termo de Outorga ou autorizações específicas para uso dos recursos, devem ser observadas as instruções disponíveis em www.fapesp.br/565.
1.3. A utilização dos recursos concedidos pela FAPESP está condicionada à:
a) Assinatura do Termo de Outorga e Aceitação do Auxílio ou Bolsa.
a.1) No caso de solicitações de mudanças aprovadas pela FAPESP no processo com emissão de Aditivo ao Termo de Outorga, estas somente terão validade após a assinatura do respectivo Aditivo.
b) Apresentação de documentos e informações exigidos para a assinatura do Termo de Outorga e/ou para início da liberação de recursos, conforme instruções de cada modalidade de apoio.
c) Emissão do Cartão BB Pesquisa ou abertura de conta corrente no Banco do Brasil para recebimento dos recursos concedidos, conforme instruções disponíveis em fapesp.br/financeiro.
d) Não existência de pendências em nome dos Outorgados junto à FAPESP.
e) Não existência de pendências em nome dos Outorgados junto ao Cadastro Informativo dos Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Estaduais – CADIN ESTADUAL.
f) Prestação de Contas de todos os recursos utilizados, de acordo com as instruções contidas nesta Norma.
1.3.1. As Intervenientes poderão, nos termos da Portaria PR n. 196, de 20 de fevereiro de 2025, gerir os recursos concedidos nos Termos de Outorga e Aceitação de Auxílios à Pesquisa, caso em que não serão aplicados os dispositivos desta norma relacionados à emissão do Cartão BB Pesquisa ou abertura de conta corrente no Banco do Brasil em nome dos Outorgados. (NR)
1.4. Os recursos concedidos em Auxílios e Bolsas estão sujeitos à Prestação de Contas na totalidade dos valores efetivamente liberados e/ou a serem reembolsados pela FAPESP.
1.5. Para fins desta norma, aplicam-se os seguintes conceitos:
a) Outorgado: refere-se aos beneficiários e beneficiárias pessoa física, qualificados nos Termos de Outorga e Aceitação de Auxílios e Bolsas. No caso de Bolsas, os Outorgados são o Bolsista e o Orientador, Supervisor ou Pesquisador Responsável, exceto nas modalidades em que o Bolsista e o Pesquisador Responsável pelo processo sejam a mesma pessoa. No caso de Auxílios e Programas, o Outorgado é o Pesquisador Responsável.
b) Instituição Sede: é a instituição que sedia o projeto e, em geral, a instituição à qual se vincula o Pesquisador Responsável. A Instituição Sede deve assumir compromissos com a guarda e acesso de materiais e equipamentos, e com o apoio institucional ao projeto de pesquisa.
c) Empresa Sede: é a empresa que sedia o projeto, no caso de modalidades concedidas para o desenvolvimento de projeto de pesquisa em empresas.
d) Termo de Outorga: refere-se ao Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios e Bolsas, que é o documento que oficializa a concessão de recursos pela FAPESP aos Outorgados e estabelece as condições e obrigações das partes nele qualificadas.
e) Termo de Doação de Material Permanente: documento que formaliza a doação de material permanente adquirido em Auxílios, nas hipóteses previstas nesta norma. (NR)
f) Termo de Cessão de Uso de Material Permanente: documento que formaliza a cessão de uso de material permanente adquirido em Auxílios, nas hipóteses previstas nesta norma. (NR)
g) Declaração de Recebimento de Bens Permanentes: documento eletrônico por meio do qual a Instituição Sede, Empresa Sede ou Instituição Parceira em processos de Auxílios e Programas declara na Prestação de Contas o recebimento dos bens permanentes adquiridos ou gerados com os recursos do respectivo processo, nas hipóteses previstas nesta norma. (NR)
h) Processos com interveniência: são os Auxílios à Pesquisa com gestão administrativa realizada pela Interveniente, mediante assinatura de Termo de Outorga e Aceitação do Auxílio com a definição das obrigações e responsabilidades de cada parte. (NR)
i) Interveniente: são as Fundações de Apoio às Instituições de Pesquisa, que atuarão como intervenientes nos processos de Auxílios à Pesquisa, conforme definido no respectivo Termo de Outorga e Aceitação do Auxílio, e serão responsáveis pela gestão administrativa dos projetos, abrangendo a realização de aquisições e contratações de serviços e a elaboração e envio de Prestações de Contas à FAPESP, em corresponsabilidade com os Outorgados. (NR)
2. Uso dos Recursos (volta ao índice)
2.1. Liberação e Devolução de Recursos (volta ao índice)
2.1.1. Os procedimentos para liberação e para devolução de recursos concedidos pela FAPESP estão descritos respectivamente em www.fapesp.br/financeiro e www.fapesp.br/10820, observando-se que:
2.1.1.1. Processos com interveniência: (NR)
a) A Interveniente deverá providenciar, para cada Auxílio sob sua gestão, a abertura de uma conta corrente específica junto ao Banco do Brasil S.A., na qual os recursos concedidos no processo serão liberados pela FAPESP. (NR)
b) Os recursos liberados pela FAPESP, inclusive o valor referente à remuneração da Interveniente, deverão ser aplicados em fundo de aplicação financeira de curto prazo, disponibilizado pelo Banco do Brasil. (NR)
c) Os rendimentos auferidos com a aplicação dos recursos em fundo de aplicação financeira de curto prazo deverão ser restituídos à FAPESP no envio das Prestações de Contas parciais e final, ou por ocasião de eventual cancelamento do projeto. (NR)
d) O controle do saldo dos recursos liberados é de responsabilidade da Interveniente, que será também responsável pela realização dos pagamentos referentes à execução financeira do processo sob sua gestão administrativa. (NR)
2.1.1.2. Processos sem interveniência: (NR)
a) A aprovação de recursos não significa a sua liberação, que só ocorre após a solicitação pelo Outorgado.
b) O controle do saldo liberado é de responsabilidade do Outorgado.
c) O saldo de recursos aprovado no processo é diferente do saldo efetivamente liberado.
2.1.2. Para os Auxílios em que a liberação de recursos é realizada por meio do Cartão BB Pesquisa, o(a) Outorgado(a) será responsável: (NR)
a) Por observar as instruções disponíveis no manual de utilização do cartão, disponível em https://fapesp.br/financas/manualcartaobb.pdf.
b) Pelo controle do saldo (limite do cartão) e movimentações realizadas com o cartão e/ou pelo portal do Banco do Brasil (Autoatendimento do Setor Público).
c) Pela guarda do cartão e sigilo das senhas do cartão e da chave J.
d) Por solicitar a liberação de recursos antes de efetuar transações com o cartão.
e) Pelo controle do saldo do projeto por elemento de despesa. (NR)
f) Por providenciar Boletim de Ocorrência (B.O.), bloquear o cartão, e comunicar imediatamente à FAPESP, em casos de roubo, furto ou extravio.
g) Por evitar a permanência de saldo no cartão sem a necessidade de uso imediato.
2.1.3. Os recursos concedidos devem ser liberados e utilizados na vigência constante no Termo de Outorga e Aceitação do respectivo Auxílio ou Bolsa, incluindo o recebimento de materiais, a execução de serviços, a realização de viagens e a participação em eventos, exceto nos seguintes casos:
a) Auxílio à Organização de Reunião Científica: a liberação de recursos pelo Outorgado, ou as contratações e aquisições realizadas por intermédio da Interveniente poderão ser feitas a partir de 30 dias antes do início da vigência do Auxílio e estes poderão ser utilizados até a data estabelecida no Termo de Outorga para entrega da Prestação de Contas. (NR)
b) Auxílio à Participação em Reunião Científica: a liberação de recursos poderá ser solicitada a partir de 30 dias antes do início da vigência do Auxílio.
c) Auxílio Pesquisador Visitante: a liberação da manutenção mensal deverá ser solicitada na vigência do Auxílio, mas a liberação de recursos para aquisição de passagens aéreas e seguro viagem poderá ser solicitada a partir de 30 dias antes do início da vigência.
d) Nos casos em que a assinatura do Termo de Outorga de Auxílio ou Bolsa ocorrer após o término da vigência do processo, a liberação de recursos será efetuada como reembolso, mediante apresentação, análise e aprovação da Prestação de Contas pela FAPESP.
2.1.4. Todo pagamento deve ser efetuado à vista e deve corresponder à despesa efetuada. (NR)
2.1.4.1. Para pagamento de pequenas despesas em Bolsas e em Auxílios sem interveniência, poderá ser solicitada a liberação de recursos para a manutenção de um caixa pequeno, até o limite de um salário mínimo nacional vigente. (NR)
2.1.4.2. O saldo não utilizado do caixa pequeno deverá ser devolvido à FAPESP por ocasião do envio das Prestações de Contas parciais e final do processo.
2.1.4.3. Para Auxílios com interveniência, a liberação de recursos será realizada conforme valores definidos no Cronograma de Desembolsos do projeto. (NR)
2.1.4.4. A Interveniente poderá disponibilizar recursos até o limite de três salários mínimo (a referência é o salário mínimo nacional vigente) ao Outorgado, para que este possa realizar pequenas despesas de custeio. O saldo não utilizado deverá ser devolvido pelo Outorgado à conta corrente do processo, gerida pela Interveniente, e os comprovantes referentes às despesas realizadas devem ser incluídos na próxima Prestação de Contas prevista no processo. (NR)
2.1.5. A liberação dos recursos concedidos em Auxílios e Bolsas será bloqueada pela FAPESP nas seguintes situações:
a) Atraso na apresentação dos seguintes compromissos, em relação a quaisquer processos dos Outorgados:
a.1) Relatório Científico;
a.2) Relatório Científico reformulado;
a.3) Prestação de Contas;
a.4) Complemento de Prestação de Contas;
a.5) Ata de Defesa;
a.6) Termo de Cessão de Uso de Material Permanente; (NR)
a.7) Emissão de parecer solicitado aos Outorgados na qualidade de pareceristas ad hoc; (NR)
a.8) Relatório de Desenvolvimento Empresarial, exigido para Auxílios da modalidade PIPE; (NR)
b) Verificação de desvio de finalidade na utilização dos recursos ou dos bens patrimoniais adquiridos no processo;
c) Não atendimento à solicitação de imediata regularização de Notas Fiscais ou outros comprovantes de despesas emitidos incorretamente em nome da FAPESP; (NR)
d) Descumprimento de quaisquer outras obrigações dispostas no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios e/ou Bolsas e seus respectivos anexos;
e) Reprovação de Relatório Científico de Bolsas no país, situação em que a Bolsa permanecerá suspensa até a aprovação, pela FAPESP, do Relatório Científico reformulado.
2.2. Importação e Exportação (volta ao índice)
2.2.1. Para processos sem interveniência, os procedimentos para importação, contratação/pagamento de serviços no exterior e exportação, com recursos concedidos em Auxílios, estão descritos em www.fapesp.br/importacao. (NR)
2.2.2. Para processos com interveniência, as aquisições por importação e contratações de serviços no exterior serão realizadas pelas Intervenientes. Os recursos concedidos pela FAPESP em moeda estrangeira serão convertidos para reais e transferidos para a conta corrente da Interveniente em moeda nacional. (NR)
2.2.3. Quando houver concessão de recursos em moeda estrangeira em Auxílios, o início dos procedimentos deve ocorrer: (NR)
a) Para importação ou pagamento/contratação de serviços de terceiros no exterior com embarque para a Instituição/Empresa Sede: até 3 (três) meses antes do término da vigência do Auxílio. (NR)
b) Para pagamento/contratação de serviços de terceiros no exterior sem embarque para a Instituição/Empresa Sede: até 45 (quarenta e cinco) dias antes do término da vigência do Auxílio. (NR)
c) Para exportação: até 6 (seis) meses antes do término da vigência do Auxílio. (NR)
2.2.4. Todos os procedimentos para importação, pagamento/contratação de serviços de terceiros no exterior ou exportação devem ser concluídos durante a vigência do Auxílio. (NR)
2.2.4.1. Caso os procedimentos não sejam concluídos durante a vigência, será responsabilidade da Interveniente, em caso de processos com interveniência, ou do(a) Outorgado(a), juntamente com o responsável pela Instituição ou Empresa Sede, em caso de processos sem interveniência, tomar as providências necessárias junto ao fornecedor no exterior para o repatriamento dos recursos enviados. (NR)
2.2.5. A FAPESP não realiza importação, contratação/pagamento de serviços no exterior e exportação com recursos de Reserva Técnica de Bolsas ou de Auxílios. (NR)
2.2.6. Os recursos concedidos nos Termos de Outorga como Provisão de Importação são exclusivamente destinados ao pagamento, no Brasil, das despesas decorrentes do processamento de importações, tais como frete interno, seguro, despesas bancárias, pagamento de despachante e frete internacional, bem como eventuais variações cambiais ocorridas após a assinatura do respectivo Termo de Outorga ou Aditivo ao Termo de Outorga. (NR)
2.3. Itens Financiáveis (volta ao índice)
2.3.1. Os recursos concedidos em Auxílios à Pesquisa e Bolsas devem ser utilizados, em despesas financiáveis conforme normas de cada modalidade de apoio, para os itens solicitados e aprovados pela FAPESP no respectivo Termo de Outorga.
2.3.2. Para utilização dos recursos de Reserva Técnica concedidos em Auxílios à Pesquisa e Bolsas, devem ser atendidas as Normas para Uso dos Recursos de Reserva Técnica, disponíveis em www.fapesp.br/rt. (NR)
2.3.3. Os recursos concedidos nos Auxílios à Pesquisa poderão ser utilizados, de forma flexível, entre as diferentes alíneas da concessão especificadas no Termo de Outorga, sem necessidade de sua alteração, respeitadas as vedações explicitadas nesta norma.
2.3.4. Não é permitida a flexibilização no uso dos recursos de Auxílios à Pesquisa de que trata o item 2.3.3, sendo necessária a autorização prévia da FAPESP mediante solicitação justificada, nos seguintes casos:
a) solicitação de recursos adicionais;
b) inclusão de novas alíneas de despesa no Termo de Outorga, exceto para utilização da Reserva Técnica em itens financiáveis conforme normas disponíveis em fapesp.br/rt;
c) inclusão ou aumento de quantidade de Material Permanente, exceto para utilização da Reserva Técnica em itens financiáveis conforme normas disponíveis em fapesp.br/rt;
d) qualquer alteração na alínea de Serviços de Terceiros nos Auxílios aprovados no Programa FAPESP Pesquisa Inovativa em Pequenas Empresas - PIPE;
e) qualquer alteração nas concessões envolvendo parceria da FAPESP com outras Instituições (Convênios/Acordos de Cooperação), quando esta condição estiver explicitada no respectivo Termo de Outorga. Nestes casos, a alteração dependerá da concordância prévia da Instituição Parceira e da FAPESP.
2.3.5. Quando houver necessidade de transposição de recursos concedidos nos Auxílios à Pesquisa em reais para dólares americanos, ou vice-versa, a solicitação deve ser feita por meio de:
a) submissão de “Solicitação de Mudança” do tipo “Alteração de Orçamento” no SAGe, para processos que tramitam por este sistema;
b) submissão de solicitação de “Transposição de Verbas” no sistema Agilis, para processos que tramitam em formato impresso.
2.3.6. As despesas financiáveis pela FAPESP são classificadas em:
a) Despesas de Capital:
a.1) material permanente: bens que, em razão de sua natureza e sob condições normais de utilização, têm duração superior a dois anos, como, por exemplo, equipamentos, material bibliográfico, semoventes, veículos, reformas ou instalações, mobiliário, entre outros.
b) Despesas de Custeio:
b.1) material de consumo: itens cuja duração é limitada a curto espaço de tempo, como, por exemplo, reagentes, produtos químicos, medicamentos, gêneros alimentícios, vidrarias, utensílios de laboratório, entre outros.
b.2) serviços de terceiros contratados ou pagos a pessoa jurídica ou pessoa física, considerando que:
b.2.1) são classificados como serviços de terceiros: contratação de serviços técnicos e especializados de curta duração, diretamente ligados aos resultados pretendidos na pesquisa; seguro viagem; seguro de bens móveis; taxa de inscrição em eventos; entre outros;
b.2.2) seguro viagem: a utilização de recursos para a contratação de seguro viagem está limitada aos valores indicados na tabela disponível em www.fapesp.br/2921;
b.2.3) na contratação de serviços de terceiros de pessoa física, o Outorgado e a Interveniente, no caso de processos com interveniência, são responsáveis por observar a legislação em vigor. (NR)
b.3) despesas de transporte: considera-se despesa de transporte o pagamento de transporte aéreo, terrestre, fluvial, marítimo, combustível e pedágio, utilizados para deslocamentos entre cidades.
b.4) diárias e manutenção mensal: conforme itens 3.3.1 e 3.3.2.
2.3.7. Remuneração das Intervenientes: (NR)
a) Para a gestão administrativa dos projetos de pesquisa, as Intervenientes receberão remuneração destinada ao custeio de suas atividades administrativas, em valor a ser integrado ao orçamento dos Auxílios à Pesquisa com interveniência. (NR)
b) O valor da remuneração das Intervenientes será definido no Termo de Outorga de cada processo de Auxílio. (NR)
c) O valor da remuneração será transferido para a Interveniente após a assinatura do Termo de Outorga inicial do processo e abertura da conta corrente específica para a movimentação dos recursos concedidos, devendo o valor ser aplicado em fundo de aplicação financeira de curto prazo, disponibilizado pelo Banco do Brasil, conforme instruções disponíveis no item 2.1.1.1 desta norma. (NR)
d) Os rendimentos auferidos com a aplicação dos recursos da remuneração das Intervenientes em fundo de aplicação financeira de curto prazo deverão ser restituídos à FAPESP no envio das Prestações de Contas parciais e final, ou por ocasião de eventual cancelamento do projeto. (NR)
e) Durante a vigência do processo, a Interveniente poderá apropriar-se dos valores da remuneração correspondentes às suas despesas administrativas, observando o percentual definido no Termo de Outorga do processo, proporcionalmente à execução financeira efetivamente realizada no Auxílio. (NR)
f) A aprovação dos valores apropriados está condicionada à comprovação da execução financeira efetivamente realizada pela Interveniente e à aprovação das respectivas Prestações de Contas pela FAPESP, que serão apresentadas nas datas estabelecidas no Termo de Outorga. Em caso de impugnação de despesas apresentadas na Prestação de Contas e solicitação de devolução de recursos pela FAPESP, também será exigida a devolução do percentual correspondente da remuneração das Intervenientes. (NR)
g) Deverão ser apresentados, nas Prestações de Contas parciais e final do processo, os comprovantes referentes a cada valor de remuneração apropriado pela Interveniente, emitidos em nome do Outorgado, conforme item 3.2 desta norma. (NR)
2.4. Itens Não Financiáveis (volta ao índice)
2.4.1. Na utilização dos recursos concedidos pela FAPESP em processos de Auxílios à Pesquisa e Bolsas não são financiáveis, exceto se previsto no Termo de Outorga: (NR)
2.4.1.1. Nas alíneas de material permanente e material de consumo:
a) Despesas com obras e/ou construções civis que resultem em aumento de área construída.
b) Aquisições de materiais usados, exceto quando comprovada a inexistência do material novo no mercado.
c) Aquisições de peças para manutenção preventiva de equipamentos, exceto com a Reserva Técnica para Infraestrutura Institucional de Pesquisa - RTI, e para manutenção preventiva e/ou corretiva de veículos. (NR)
2.4.1.2. Na alínea de serviços de terceiros:
a) Despesas que estejam fundamentadas apenas em atividades de ensino e extensão.
b) Atividades administrativas de qualquer natureza, incluindo despesas com: luz, água, telefone, provedores de internet e similares, serviços de digitação, demonstrações contábeis e outras que caracterizem serviços administrativos.
c) Despesas com a contratação de pessoal, salários, complementação salarial ou outros encargos trabalhistas.
d) Despesas de correios/courier, exceto para o envio de amostras diretamente relacionadas ao desenvolvimento do projeto de pesquisa.
e) Despesas com manutenção preventiva de equipamentos, exceto com a RTI, inclusive contratação de garantia estendida. (NR)
f) Despesas com reparos ou atualizações de equipamentos que não sejam de propriedade da Instituição Sede do processo ou que não tenham sido adquiridos com recursos da FAPESP.
g) Contratações de seguro para material permanente móvel, exceto para material permanente móvel adquirido com recursos de Reserva Técnica de Bolsa Estágio de Pesquisa no Exterior - BEPE utilizado fora do âmbito da Instituição onde se desenvolve o projeto no exterior e que não tenha sido ainda transferido para a Instituição Sede do processo no estado de São Paulo. (NR)
h) Despesas com reparo e manutenção de veículos.
i) Pagamentos de taxas de filiação em sociedades/associações.
j) Despesas com cursos de idiomas e de informática.
k) Pagamentos de mensalidade e/ou matrícula em curso de graduação ou pós-graduação.
l) Taxas para emissão de diplomas e certificados.
m) Despesas relacionadas à emissão de passaporte, incluindo serviço de despachante, deslocamentos e postagem para envio e recebimento de documentos.
n) Taxas para emissão de vistos, exceto com Reserva Técnica de Bolsa, conforme normas descritas em fapesp.br/rt.
o) Custos para emissão de Procuração Pública, exceto com Reserva Técnica de Bolsa, conforme normas descritas em fapesp.br/rt.
p) Despesas com fotocópias de materiais bibliográficos.
q) Pagamentos de serviços de qualquer natureza a bolsistas da FAPESP durante o período de vigência da Bolsa, exceto para os casos previstos na Portaria PR nº 05/2012.
r) Contratações ou destinação de recursos concedidos para a execução do projeto, a que título for, a pessoas:
r.1) Físicas que sejam parentes (ascendentes, descendentes ou colaterais até o 4º grau, consanguíneos ou por afinidade), cônjuges ou companheiros dos representantes da Interveniente ou da Instituição Sede, do Outorgado, dos sócios ou do responsável legal da Empresa Sede (para Auxílios do Programa PIPE), ou de membro da equipe do projeto de pesquisa, bem como de empregados, membros do Conselho Superior e colaboradores da FAPESP, ainda que eventuais. (NR)
r.2) Jurídicas que tenham como sócios representantes da Interveniente ou da Instituição Sede, o próprio Outorgado, sócios ou o responsável legal da Empresa (para Auxílios do Programa PIPE), membros da equipe do projeto de pesquisa, empregados, membros do Conselho Superior ou colaboradores da FAPESP, da Interveniente, da Instituição Sede ou da Empresa Sede, ainda que eventuais, bem como os parentes (ascendentes, descendentes ou colaterais até o 4º grau, consanguíneos ou por afinidade), o cônjuge ou companheiro de quaisquer deles. (NR)
r.3) Físicas ou Jurídicas com as quais os representantes da Interveniente, da Instituição Sede, dos sócios ou responsável legal da Empresa Sede (para Auxílios do Programa PIPE) ou o Outorgado mantenham negócios, dívidas ou créditos. (NR)
s) Remunerações ao próprio Outorgado.
2.4.1.3. Na alínea de despesas de transporte:
a) Passagens aéreas emitidas em classe diferente da classe econômica e upgrades de classe. (NR)
b) Despesas com excesso de bagagens. (NR)
c) Taxas e/ou multas para cancelamento e remarcação de passagens, exceto se previamente autorizado pela FAPESP.
d) Pagamentos de serviços de transporte executivo (veículo com motorista), veículo por aplicativo e táxi, exceto quando concedido no Termo de Outorga e Aceitação do Auxílio. (NR)
e) Despesas com estacionamento.
2.4.1.4. Nas alíneas de diárias e manutenção mensal:
a) As despesas não financiáveis na utilização de diárias ou manutenção mensal são definidas na Portaria PR nº 35/2020.
2.4.2. Na utilização dos recursos concedidos pela FAPESP em processos de Auxílios e Bolsas é também vedado:
2.4.2.1. Transferir recursos ou saldos de um processo para outro.
2.4.2.2. Fazer aplicações financeiras com os recursos liberados, exceto no caso de processos de Auxílios à Pesquisa com interveniência. (NR)
2.4.2.3. Pagamentos de multas de qualquer natureza, taxas bancárias, juros ou correção monetária, incidentes sobre despesas de quaisquer alíneas. (NR)
2.4.2.4. Pagamentos dos tributos incidentes nas compras e contratações de serviços efetuados no exterior, exceto quando efetuadas pelo outorgado através de bagagem acompanhada ou via courier. (NR)
2.5. Escolha do Fornecedor ou Prestador de Serviço (volta ao índice)
2.5.1. É responsabilidade do Outorgado e da Interveniente, no caso de processo com interveniência, a escolha do fornecedor ou prestador para realizar aquisições de materiais e contratações/pagamentos de serviços com os recursos concedidos pela FAPESP. (NR)
2.5.1.1. Na submissão da Prestação de Contas à FAPESP, deverão ser apresentadas as justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha de cada fornecedor ou prestador de serviço.
2.5.1.2. Para aquisições e contratações/pagamentos de serviços com valor superior a 10 (dez) salários mínimos (a referência é o salário mínimo nacional vigente no momento da realização da despesa), devem ser apresentadas cotações de preços de, no mínimo, 3 (três) diferentes fornecedores/prestadores de serviço, que estejam válidas no momento da realização da despesa.
a) Para o cálculo do valor superior a 10 (dez) salários mínimos será considerada a somatória do valor total dos comprovantes de despesas com aquisições e contratações de um mesmo fornecedor ou prestador de serviço, referentes às parcelas de uma mesma aquisição ou serviço, que possam ser realizadas de uma só vez.
b) Nos casos em que não houver três fornecedores/prestadores para o material/serviço, devem ser apresentados justificativas e documentos que atestem o fato, para análise da FAPESP.
c) Para realização de despesas no país, as cotações apresentadas devem ser emitidas em moeda nacional.
d) Para as cotações obtidas por meios eletrônicos, a autenticidade dos documentos deverá ser atestada por meio de declaração registrada pelo Outorgado ou pela Interveniente, no caso de processo com interveniência, no momento do envio da Prestação de Contas eletrônica à FAPESP. (NR)
d.1) Cotações recebidas por e-mail podem ser apresentadas desde que acompanhadas de cópias das trocas de correspondências eletrônicas entre o solicitante e o fornecedor.
2.5.1.3. Para Auxílios das modalidades PIPE e PITE, os prestadores de serviços e consultores a serem subcontratados, sejam pessoas físicas ou jurídicas, devem ser aqueles previamente autorizados pela FAPESP no respectivo processo. (NR)
a) Independentemente da autorização prévia no processo, por ocasião do envio da Prestação de Contas é obrigatória a apresentação de justificativas para escolha do prestador/consultor e de cotações de preço realizadas, em atendimento aos itens 2.5.1.1 e 2.5.1.2.
b) Para alteração do prestador de serviços ou consultor deverá ser submetida solicitação de autorização prévia à FAPESP no processo.
2.5.2. Antes da aquisição e da contratação/pagamento a fornecedores e prestadores pessoa jurídica no país, devem ser realizadas as seguintes consultas:
a) Verificar se a empresa prestadora/fornecedora tem obrigatoriedade total de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, junto ao órgão competente.
a.1) Somente serão aceitas notas fiscais não eletrônicas de empresas sem obrigatoriedade total de emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
b) Nos casos de fornecedores não emitentes de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e de prestadores de serviços não emitentes de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), o(a) Outorgado(a) deverá verificar se a empresa está “Habilitada” e “Ativa” nos cadastros fiscais públicos do SINTEGRA (Secretaria da Fazenda) e do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ (Receita Federal), respectivamente, devendo ser confirmada a situação da empresa escolhida antes da efetivação da despesa.
b.1) Somente serão aceitas despesas realizadas junto a empresas reconhecidas no SINTEGRA como “Habilitadas” e na Receita Federal como “Ativas”.
2.5.3. As consultas aos cadastros da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda, realizadas conforme item 2.5.2.b, devem ser anexadas aos comprovantes de despesas enviados na Prestação de Contas.
2.5.4. Caso o fornecedor/prestador não cumpra com a obrigação de entrega do material adquirido ou do serviço contratado, o Outorgado e a Interveniente, no caso de processo com interveniência, deverão restituir os valores correspondentes à FAPESP. Não compete à FAPESP nenhum tipo de intervenção junto ao fornecedor/prestador. (NR)
3. Comprovação de Despesas (volta ao índice)
a) Em todos os comprovantes de despesas realizadas com recursos concedidos pela FAPESP deve constar, no corpo do documento fiscal, a indicação “Processo FAPESP nº__/_____-__” e descrição detalhada dos serviços contratados ou dos materiais adquiridos, contendo quantidades e valores.
a.1) Nos casos de pesquisas financiadas com recursos de convênios ou acordos de cooperação, deverá constar, também, a denominação do respectivo acordo ou convênio e, quando houver, o número.
b) Não serão aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem sua clareza, salvo se for emitida carta de correção pelo fornecedor, nos termos da legislação aplicável.
c) Na realização de despesas em moedas estrangeiras, considerando que o câmbio é flutuante, deve ser anexado à Prestação de Contas o comprovante da taxa de câmbio utilizada na conversão da despesa para a moeda nacional.
c.1) Na ausência do comprovante da taxa de câmbio utilizada, a FAPESP considerará a cotação cambial publicada pelo Banco Central.
d) Os comprovantes de despesas apresentados à FAPESP devem estar devidamente quitados.
d.1) Devem ser anexados ao respectivo comprovante de despesa documento que ateste sua quitação, como por exemplo: duplicata quitada; recibo; comprovante de pagamento eletrônico em que conste a identificação do documento fiscal faturado.
d.2) O agendamento do pagamento do título não configura sua quitação.
e) No caso de contratação por pessoa jurídica (Interveniente ou Instituição Sede), com a finalidade de comprovar o recolhimento dos tributos, deverá ser apresentada declaração de responsabilidade sobre o recolhimento dos tributos destacados no documento fiscal. (NR)
3.1. Material Permanente e Material de Consumo (volta ao índice)
3.1.1. Auxílios à Pesquisa
3.1.1.1. Aquisições no País
a) Os documentos fiscais referentes às aquisições de material permanente e de consumo expedidos por fornecedores nacionais, sediados dentro ou fora do estado de São Paulo, devem ser emitidos em nome: (NR)
a.1) do Outorgado, exceto em processos com interveniência e nas situações indicadas nos itens 3.1.3, 3.1.4 e 3.1.5; (NR)
a.2) da Instituição Sede ou da Interveniente, em caso de processos com interveniência, observando-se que, nas situações indicadas nos itens 3.1.3 e 3.1.4, os comprovantes devem ser emitidos exclusivamente em nome da Instituição Sede e que, para a aquisição de material controlado previsto no item 3.1.5, devem ser observadas as normas dos respectivos órgãos de controle de cada tipo de material com a emissão dos comprovantes de despesas em nome da Instituição de destino do material. (NR)
b) Os comprovantes fiscais nunca devem ser emitidos em nome e no CNPJ da FAPESP. (NR)
c) Deverá constar no documento fiscal, como local de entrega do material, o endereço da Instituição ou Empresa Sede do processo. (NR)
c.1) No caso de processos envolvendo parcerias com outras Instituições no estado de São Paulo, caso tenha sido previamente autorizada pela FAPESP a aquisição de materiais para entrega nestas Instituições, o documento fiscal poderá conter o seu respectivo endereço como local de entrega.
d) Deverá constar no documento fiscal, como endereço de cobrança, o endereço da Instituição ou Empresa Sede do processo ou, no caso de processos com interveniência, o endereço da Interveniente. (NR)
e) A FAPESP se reserva o direito de, por decisão devidamente motivada, excluir a responsabilização do Outorgado e/ou da Interveniente em relação ao não cumprimento das alíneas “c” e “d” do item 3.1.1.1, nas seguintes hipóteses: (NR)
e.1) comprovado que o inadimplemento se deu em razão de caso fortuito ou força maior;
e.2) comprovado que se trata de erro escusável;
e.3) comprovado o esforço e diligência para cumprir, nos limites de sua atuação, as obrigações assumidas. (NR)
3.1.1.2. Aquisições no exterior
a) Os documentos fiscais referentes às aquisições de material permanente e de consumo, expedidos por fornecedores do exterior, devem ser emitidos:
a.1) No caso de aquisições realizadas em Auxílios sem interveniência e aquisições realizadas pelo próprio Outorgado em Auxílios com interveniência para entrada no país como bagagem acompanhada ou via courier, em nome do Outorgado; (NR)
a.2) No caso de aquisições realizadas pelo Setor de Importação da Instituição Sede, em nome da Instituição;
a.3) No caso de aquisições realizadas pela Interveniente, em nome da própria Interveniente ou da Instituição Sede; (NR)
b) Deverá constar no documento fiscal, como local de entrega do material e como endereço de cobrança, o endereço da Instituição ou Empresa Sede do processo. (NR)
b.1) No caso de processos envolvendo parcerias com outras Instituições no estado de São Paulo, caso tenha sido previamente autorizada pela FAPESP a aquisição de materiais para entrega nestas Instituições, o documento fiscal poderá conter o seu respectivo endereço como local de entrega.
3.1.2. Bolsas (volta ao índice)
a) Em Bolsas, os documentos fiscais referentes às aquisições de material permanente e de consumo, em território nacional, exceto nas situações indicadas nos itens 3.1.4 e 3.1.5, devem ser emitidos em nome do Bolsista. (NR)
b) Os documentos fiscais referentes às aquisições de material permanente e de consumo, expedidos por fornecedores do exterior, devem ser emitidos:
b.1) No caso de aquisições realizadas pelo próprio Bolsista, em nome do Bolsista; ou
b.2) No caso de aquisições realizadas pelo Setor de Importação da Instituição Sede, em nome da Instituição.
c) Tanto para aquisição em território nacional quanto por importação, deverá constar no documento fiscal, como local de entrega do material e como endereço de cobrança, o endereço da Instituição Sede do processo.
d) Nas hipóteses em que o comprovante fiscal for emitido em nome do Bolsista e dê origem a créditos no Programa Nota Fiscal Paulista, a FAPESP recomenda que os créditos sejam revertidos ao saldo de Reserva Técnica do correspondente processo de Bolsa e, quando de sua utilização, sejam reconhecidos na Prestação de Contas como recursos de outras fontes.
3.1.3. Aquisição de veículos automotores (volta ao índice)
a) Os comprovantes fiscais com a aquisição de veículos automotores (automóveis, motocicletas, barcos, tratores etc.) devem ser emitidos em nome da Instituição ou Empresa Sede do processo, ou da Instituição Parceira destinatária do bem, quando previamente aprovado pela FAPESP no processo, que deverá providenciar a sua imediata incorporação à frota institucional. (NR)
b) A Prestação de Contas deverá ser encaminhada à FAPESP imediatamente após a aquisição, exceto no caso de Auxílio com interveniência. (NR)
3.1.4. Aquisição de animais semoventes (volta ao índice)
a) Os comprovantes fiscais com a aquisição de animais semoventes devem ser emitidos em nome da Instituição ou Empresa Sede do processo, ou da Instituição Parceira destinatária do animal, quando previamente aprovados pela FAPESP no processo, que deverá providenciar a sua imediata incorporação ao patrimônio institucional. (NR)
b) A Prestação de Contas deverá ser encaminhada à FAPESP imediatamente após a aquisição, exceto no caso de Auxílio com interveniência. (NR)
c) Eventuais despesas com o manejo dos animais durante a vigência do processo poderão ser cobertas com recursos da respectiva Parcela para Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, no caso de Auxílios, ou da Reserva Técnica, no caso de Bolsas, conforme normas disponíveis em fapesp.br/rt.
3.1.5. Material controlado (volta ao índice)
a) Os comprovantes fiscais com a aquisição de materiais controlados (Polícia Federal, Ministério do Exército, Comissão Nacional de Energia Nuclear etc.) devem ser emitidos em nome da Instituição de destino do material, seja a Instituição ou Empresa Sede do processo ou uma das Instituições Parceiras do projeto. (NR)
b) Para Prestação de Contas da aquisição de materiais controlados deverão ser apresentados:
b.1) Cópia do comprovante fiscal emitido em nome da Instituição ou Empresa de destino do material, contendo o número de registro do respectivo órgão controlador; (NR)
b.2) Recibo de reembolso emitido em papel timbrado da Instituição, comprovando o repasse de recursos pelo Outorgado ou pela Interveniente, no caso de processos com interveniência, à Instituição. (NR)
3.1.6. Comprovantes fiscais aceitos pela FAPESP (volta ao índice)
3.1.6.1. Aquisições em território nacional
a) Nas aquisições de material permanente e material de consumo, em território nacional, em Auxílios e Bolsas, serão aceitos os seguintes comprovantes fiscais:
a.1) Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, Nota Fiscal, Cupom Fiscal Eletrônico ou Cupom Fiscal;
a.2) A Nota Fiscal com “faturamento antecipado” ou “venda a ordem” deve estar acompanhada da correspondente Nota Fiscal ou DANFE de Remessa, comprovando a entrega do material.
b) O Outorgado ou a Interveniente, no caso de processos com interveniência, deverá verificar a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. (NR)
c) Os comprovantes fiscais de aquisição de material permanente deverão conter, exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais características do bem adquirido, como marca, modelo, tipo, número de série do equipamento, editora, autor, título da obra e outros.
3.1.6.2. Aquisições no exterior
a) Nas aquisições de material permanente e material de consumo por importação, em Auxílios e Bolsas, deverão ser apresentados os seguintes comprovantes:
a.1) Aquisições realizadas pelo Outorgado pessoa física: (NR)
a.1.1) “Commercial invoice”, quitada pelo emitente;
a.1.2) No caso de pagamento realizado com cartão de crédito, apresentar:
a.1.2.1) Extrato do cartão de crédito;
a.1.2.2) Se utilizado cartão de crédito de terceiros, além do extrato do cartão, apresentar Recibo de Reembolso (Modelo 1);
a.1.3) No caso de pagamento realizado com remessa bancária, apresentar comprovantes das despesas com a remessa, emitidos pela instituição bancária;
a.1.4) Comprovantes de recolhimento de impostos e de outras despesas, emitidos pela Receita Federal e/ou pela companhia responsável pelo transporte internacional; e
a.1.5) No caso de embarque como bagagem acompanhada, apresentar também:
a.1.5.1) Informação do Outorgado, mencionando o nome da pessoa que trouxe a mercadoria; e
a.1.5.2) cópia do cartão de embarque referente à entrada no país.
a.2) Aquisições realizadas pelo Setor de Importação da Instituição, pela Interveniente, em processos com interveniência: (NR)
a.2.1) Demonstrativo de Apropriação de Custo de Material Importado (Modelo 7);
a.2.2) “Proforma invoice" autorizada;
a.2.3) Fatura Comercial;
a.2.4) Licença de Importação (LI) com os devidos deferimentos das entidades controladoras (CNEN, INPI, Governo do Estado, IBAMA etc.), se houver;
a.2.5) Conhecimento de embarque;
a.2.6) Declaração de Importação (DI);
a.2.7) Comprovante de Importação (CI);
a.2.8) Carta de crédito, se houver;
a.2.9) Contrato de Câmbio;
a.2.10) Contrato de cancelamento, se houver;
a.2.11) Comprovantes da realização de seguro (apólice, recibo etc.);
a.2.12) Comprovantes de despesas bancárias;
a.2.13) Recibo do frete aéreo ou naval;
a.2.14) Recibo da INFRAERO;
a.2.15) Recibo do Sindicato dos Despachantes Aduaneiros;
a.2.16) Nota Fiscal de honorários do Despachante;
a.2.17) Nota Fiscal de transporte terrestre;
a.2.18) Termo de recebimento das mercadorias/serviços e outros. (NR)
b) Aquisições realizadas pela FAPESP:
b.1) O Outorgado está dispensado da apresentação da Prestação de Contas do item importado, que será providenciada pela Gerência de Importação e Exportação da FAPESP. (NR)
b.2) Se no período referente à Prestação de Contas apenas forem realizadas aquisições de itens importados pela FAPESP e não tenham sido solicitadas outras liberações de recursos no processo, o pesquisador deverá declarar que não foram utilizados recursos, conforme orientações descritas em www.fapesp.br/prestacaodecontas. (NR)
3.1.6.3. Realização de obras, instalações ou reformas
a) As aquisições de materiais e contratações de serviços para realização de obras, instalações ou reformas são classificadas como despesas de capital, na alínea de material permanente.
b) Além dos comprovantes de despesas indicados no item 3.1.6.1, referentes aos materiais adquiridos, e dos comprovantes indicados no item 3.2, referentes aos serviços contratados, devem ser apresentados:
b.1) Contrato firmado com a construtora, se houver; (NR)
b.2) Adendo de Obra, conforme Modelo 6, ou Memorial Descritivo fornecido pela construtora; e
b.3) Fotografias iniciais e finais.
3.1.6.4. Fabricação ou montagem de equipamento ou mobiliário
a) As aquisições de materiais e contratações de serviços para fabricação ou montagem de equipamento ou mobiliário são classificadas como despesas de capital, na alínea de material permanente.
a.1) Independentemente da classificação como material permanente, os comprovantes de despesas com a contratação de serviços devem ser emitidos de acordo com as orientações constantes no item 3.2 desta norma. (NR)
b) Além dos comprovantes de despesas indicados no item 3.1.6.1, referentes aos materiais adquiridos, e dos comprovantes indicados no item 3.2, referentes aos serviços contratados, deverá ser apresentado documento contendo descrição detalhada do produto final.
3.1.7. Guarda e destinação de Material Permanente (volta ao índice)
a) Exceto para os casos previstos nos itens “b” e “c” abaixo, todo material permanente adquirido com recursos concedidos pela FAPESP em processos de Auxílios e Bolsas será incorporado, desde sua geração ou aquisição, ao patrimônio da Instituição ou Empresa Sede do processo, ou da Instituição Parceira destinatária do bem, quando previamente aprovado pela FAPESP no processo. (NR)
b) Todo material permanente importado pela FAPESP será considerado de propriedade da FAPESP, sendo concedida a cessão de uso do item à Instituição de destino do material, com a emissão do correspondente “Termo de Cessão de Uso de Material Permanente”. (NR)
b.1) O Termo de Cessão de Uso de Material Permanente vigorará pelo prazo previsto na legislação aplicável, após o qual o material permanente será doado à Instituição ou Empresa Sede do processo, com a emissão do correspondente “Termo de Doação de Material Permanente” e mediante aprovação da respectiva Prestação de Contas. (NR)
b.2) A Cessão de Uso poderá ser encerrada antecipadamente, a qualquer tempo, a critério da FAPESP ou por solicitação do Outorgado ou da Instituição/Empresa cessionária. (NR)
c) No caso de Auxílios envolvendo Instituições Parceiras, caso o material permanente venha a ser destinado a Instituição diferente da Instituição Sede constante do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios, o Outorgado e, no caso de processos com interveniência, a Interveniente, deverão enviar juntamente com a Prestação de Contas do item de material permanente adquirido, documento relacionando os bens destinados a cada uma das Instituições envolvidas, contendo: (NR)
c.1) Declaração de anuência assinada pelo Dirigente da Instituição Sede do processo, concordando com a destinação do item para outra Instituição participante do projeto; (NR)
c.2) Declaração de Recebimento de Bens Permanentes, assinada pelo representante legal da Instituição parceira destinatária do bem. (NR)
d) Os materiais permanentes adquiridos com recursos concedidos em Auxílios e Bolsas devem ficar sediados, durante a sua vigência: (NR)
d.1) na Instituição ou Empresa Sede constante no respectivo Termo de Outorga e Aceitação do processo, conforme item “a” acima; (NR)
d.2) na Instituição constante da Declaração de Importação, conforme item “b” acima; ou (NR)
d.3) na Instituição Parceira destinatária do material permanente, conforme item “c” acima. (NR)
e) Em processos de Bolsa Estágio de Pesquisa no Exterior - BEPE, na aquisição de materiais permanentes móveis a serem utilizados fora do âmbito da Instituição em que se desenvolve o estágio no exterior, deverá ser contratado seguro específico do bem sob a guarda e responsabilidade do Bolsista, até que seja efetuada a transferência do material à Instituição Sede da Bolsa no País, no retorno do Bolsista do estágio. (NR)
e.1) Quando houver, os recursos da respectiva Reserva Técnica da Bolsa BEPE podem ser utilizados para custear as despesas com a contratação do seguro e, no caso de sinistro, o pagamento da franquia. (NR)
e.2) Não sendo realizada a contratação do seguro, o Bolsista arcará com a restituição financeira à FAPESP em caso de sinistro (roubo, furto e perda). (NR)
f) Para os materiais permanentes adquiridos em Auxílios e Bolsas, com exceção dos materiais permanentes em cessão de uso que se enquadrem nas hipóteses do item “b” acima, deverá ser apresentada, por ocasião do envio das Prestações de Contas parciais e final do processo, a Declaração de Recebimento de Bens Permanentes, assinada pelo representante legal da Instituição ou Empresa Sede do processo, preenchida e assinada eletronicamente (conforme Modelo 9), declarando o recebimento dos bens permanentes adquiridos com os recursos do respectivo processo no período a que se refere a Prestação de Contas. (NR)
3.2. Serviços de Terceiros (volta ao índice)
a) Todos os documentos fiscais de despesas com contratação/pagamento de serviços de terceiros e que impliquem ISS (imposto municipal), devem ser emitidos em nome:
a.1) do Outorgado, nos seguintes casos: (NR)
a.1.1) Auxílios, em processos sem interveniência; (NR)
a.1.2) Auxílios, em processos com interveniência, no caso de comprovantes referentes às despesas realizadas na hipótese descrita no item 2.1.4.4 e na emissão do documento fiscal referente ao valor destinado à Remuneração da Interveniente, previsto no item 2.3.7. (NR)
a.2) do Bolsista, no caso de Bolsas; (NR)
a.3) da Instituição Sede ou da Interveniente, em caso de processos com interveniência; (NR)
b) Caso constatada a emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços em nome da FAPESP, a FAPESP solicitará ao Outorgado e à Interveniente, em caso de processos com interveniência, a sua imediata regularização, sob pena de glosa da despesa e restituição do valor correspondente, devidamente corrigido. (NR)
c) Deverá constar no documento fiscal, como endereço de cobrança, o endereço da Instituição ou Empresa Sede do processo ou da Interveniente, em caso de processos com interveniência. (NR)
d) Os comprovantes fiscais referentes à contratação/pagamento de serviços de terceiros devem conter a descrição e quantificação dos serviços realizados, informando, por exemplo, quantidade, número de horas, valores unitários, valores totais etc.
3.2.1. Serviços de Terceiros no País (volta ao índice)
As despesas com serviços de terceiros no país poderão ser comprovadas da seguinte forma:
a) Contratados de pessoa jurídica:
a.1) Apresentar Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços e/ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
a.1.1) O Outorgado ou a Interveniente, em caso de processos com interveniência, deverá consultar a validade das Notas Eletrônicas conforme indicado no documento. (NR)
a.2) Se a empresa for isenta de emissão de notas fiscais, apresentar recibo em papel timbrado da empresa e cópias do estatuto de constituição e da legislação de isenção para análise.
b) Contratados de pessoa física:
b.1) Para execução de serviços técnicos e especializados: apresentar NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) ou o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo). (NR)
b.2) Para execução de serviços artesanais ou braçais: apresentar comprovante conforme item 3.2.1.b.1, ou Recibo para Pagamento de Serviços (Modelo 2), não devendo ser utilizado papel timbrado ou outros impressos da Instituição Sede, da Interveniente ou da Empresa Sede. (NR)
b.3) Para execução de serviços de saúde por profissionais de saúde: apresentar Recibo Eletrônico de Serviços de Saúde - Receita Saúde, acompanhado do correspondente comprovante bancário de pagamento. (NR)
c) Contratação de seguro para materiais permanentes móveis e seguro viagem:
c.1) Apresentar a apólice do seguro, acompanhada do recibo de quitação do pagamento com assinatura do recebedor.
c.2) A utilização de recursos para contratação de seguro viagem está limitada aos valores indicados na tabela disponível em www.fapesp.br/2921.
d) Taxa de inscrição em eventos: apresentar documento emitido pela organização do evento, acompanhado do comprovante do pagamento efetuado.
e) Impressão de trabalho de conclusão de curso, dissertação ou tese, permitida somente com recursos de Reserva Técnica de Bolsa: apresentar comprovantes conforme item 3.2.1.a, ou Recibo de Auxílio Impressão (Modelo 8), se o valor do gasto for limitado à metade da mensalidade da respectiva Bolsa.
f) Visto consular, permitido somente com recursos de Reserva Técnica de Bolsa: apresentar comprovante emitido pelo Consulado.
g) Procuração pública, permitida somente com recursos de Reserva Técnica de Bolsa, quando exigida para recebimento de Bolsa Estágio de Pesquisa no Exterior - BEPE: apresentar comprovante de pagamento emitido pelo Cartório, contendo valor e data da despesa.
3.2.2. Serviços de Terceiros no Exterior (volta ao índice)
As despesas com serviços de terceiros no exterior poderão ser comprovadas da seguinte forma:
a) Serviços contratados/pagos pelo Outorgado pessoa física: apresentar a documentação indicada no item 3.1.6.2, alínea “a.1”. (NR)
b) Serviços contratados/pagos pela Instituição,ou pela Interveniente, em processos com interveniência: apresentar a documentação indicada no item 3.1.6.2, alínea “a.2”. (NR)
c) Serviços contratados/pagos pela FAPESP: o Outorgado está dispensado da apresentação da Prestação de Contas, que será providenciada pela Gerência de Importação e Exportação da FAPESP.
3.3. Diárias e Manutenção Mensal (volta ao índice)
3.3.1. Para utilização de diárias no país, diárias no exterior, manutenção mensal no exterior e manutenção mensal de Pesquisador Visitante, devem ser observadas as normas descritas na Portaria PR nº 35/2020. (NR)
3.3.2. O pagamento de diárias e manutenção mensal está limitado aos valores indicados nas tabelas disponíveis em www.fapesp.br/valores.
3.3.3. As despesas com diárias no país, diárias no exterior e manutenção mensal no exterior devem ser comprovadas da seguinte forma:
a) Utilizadas pelo Outorgado: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para o Outorgado (Modelo 3), ou apresentar os comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano.
b) Utilizadas por membros da equipe e terceiros: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros (Modelo 4) ou apresentar comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano. (NR)
c) Em ambos os casos, deve também ser apresentado documento que comprove a realização da viagem no período citado (exemplos: comprovante das passagens utilizadas, comprovante de afastamento da Instituição, declaração da instituição visitada, ou outro documento, em que conste o período e o local do evento/visita).
3.3.4. As despesas com manutenção mensal no exterior serão consideradas de acordo com a permanência efetiva no exterior do Outorgado, dos dependentes (no caso de Bolsa de Pesquisa no Exterior - BPE) e/ou dos membros de equipe, comprovada através da passagem aérea utilizada.
a) Se não houver concessão da passagem aérea pela FAPESP, deverá ser apresentada cópia da passagem aérea utilizada ou dos passaportes com registros de saída e entrada no país.
b) A concessão de recursos para dependentes em Bolsas de Pesquisa no Exterior - BPE obriga que estes permaneçam com o Outorgado no exterior durante todo o período de vigência da Bolsa, sob pena de devolução de todos os benefícios adicionais recebidos referentes ao respectivo dependente. (NR)
3.3.5. As despesas com manutenção mensal de Pesquisador Visitante serão consideradas de acordo com a sua permanência efetiva no estado de São Paulo, comprovada através da passagem aérea ou terrestre utilizada. Se não houver concessão de passagens pela FAPESP, deverá ser apresentada cópia da passagem utilizada, contendo as datas de entrada e saída do estado de São Paulo.
3.4. Despesas de Transporte (volta ao índice)
a) Na utilização de despesas de transporte, deve-se considerar como ponto de partida o município sede e como ponto de chegada o município onde se realizará o evento ou atividade relacionada ao projeto. Considera-se município sede:
a.1) para os Outorgados e membros de equipe vinculados à Instituição ou Empresa que sedia o projeto: município em que se localiza a Instituição ou Empresa Sede do projeto, indicada no processo; (NR)
a.2) para membros de equipe não vinculados à Instituição ou Empresa que sedia o projeto: município em que se localiza a Instituição ou Empresa de vínculo do respectivo membro de equipe; (NR)
a.3) para Pesquisadores Visitantes: município de origem do Visitante, indicado no processo.
b) Os comprovantes referentes à utilização de despesas de transporte devem ser emitidos em nome do respectivo passageiro.
3.4.1. Transporte aéreo (volta ao índice)
a) Na emissão de passagens aéreas, devem ser atendidas as seguintes condições:
a.1) A responsabilidade pela aquisição da passagem aérea é do Outorgado ou da Interveniente, em caso de processos com interveniência. (NR)
a.2) A passagem deve ser emitida em Classe Econômica e, sempre que possível, em Tarifa Promocional.
a.3) Caso a passagem seja adquirida com utilização de programas de milhagem, serão consideradas pela FAPESP somente as despesas efetivamente pagas à companhia aérea, constantes no bilhete emitido, como taxas de embarque e demais tarifas de emissão.
a.4) Os bilhetes devem ser emitidos com as datas marcadas de ida e volta, compreendendo o período de vigência do respectivo Auxílio ou Bolsa. Na impossibilidade, deve ser emitido um bilhete de ida e posteriormente outro de volta, evitando a necessidade de remarcação ou cancelamento. Outras situações deverão ser objeto de análise pela FAPESP antes da realização da despesa, mediante solicitação com justificativa circunstanciada.
a.5) Para viagens nacionais e internacionais, em que seja necessária a permanência por ao menos um pernoite no local de realização do evento ou atividade relacionada ao processo, e desde que as passagens aéreas adquiridas não incluam bagagem despachada, poderão ser custeadas as taxas referentes a 1 (uma) bagagem despachada para os voos de ida e de volta.
b) Para a comprovação da despesa com emissão de passagens aéreas devem ser apresentados os comprovantes de pagamento e de utilização, conforme abaixo:
b.1) Comprovação de pagamento:
b.1.1) Quando adquirida pelo(a) Outorgado(a), em processos de Bolsa ou em Auxílios sem interveniência, ou adquiridas pela Interveniente, em Auxílios com interveniência: Recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.); ou (NR)
b.1.2) Quando adquirida por membros da equipe, pelo Pesquisador Visitante ou por terceiros: Recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.) e Recibo de Reembolso (Modelo 1). (NR)
b.2) Comprovação de utilização:
b.2.1) E-ticket, contendo a base tarifária; e
b.2.2) Cartões de embarque (físico, eletrônico ou print da tela do aplicativo) ou canhoto da passagem aérea utilizada, com percurso completo. Em caso de dano ou extravio dos cartões de embarque, deverá ser apresentada declaração de embarque fornecida pela companhia aérea.
b.2.2.1) Na impossibilidade de apresentação do cartão de embarque, do canhoto da passagem ou da declaração de embarque, o Outorgado deverá apresentar justificativa para a ausência destes comprovantes, acompanhada de ao menos um dos seguintes documentos:
I. Certificado de participação no evento;
II. Certificado de conclusão do curso;
III. Declaração emitida pelo supervisor da Instituição visitada, atestando a permanência;
IV. Declaração do chefe de departamento, atestando a realização da viagem;
V. Comprovante de afastamento da Instituição; e/ou
VI. Outros documentos que comprovem a realização da viagem.
c) Em caso de trecho não utilizado, é obrigatória a comprovação do pedido de reembolso à Companhia Aérea e a restituição do valor proporcional aos trechos não utilizados à FAPESP.
d) Em caso de não utilização da passagem aérea adquirida, o valor integral utilizado deverá ser restituído à FAPESP, não sendo financiável o pagamento de multas e taxas. (NR)
3.4.2. Passagens rodoviárias, fluviais, marítimas, ferroviárias e outras (volta ao índice)
a) Quando adquirida pelo(a) Outorgado(a), em processos de Bolsa ou em Auxílios sem interveniência, ou adquiridas pela Interveniente, em Auxílios com interveniência, apresentar comprovante de aquisição e canhoto da passagem em que constem itinerário, data da viagem e valor pago. (NR)
b) Quando adquirida pelo Outorgado em Auxílios com interveniência, por membros da equipe, pelo Pesquisador Visitante ou por terceiros, apresentar também o Recibo de Reembolso (Modelo 1). (NR)
3.4.3. Combustível (volta ao índice)
a) A FAPESP custeia combustível somente para o trecho percorrido entre municípios, considerando a média de 10 km/l.
b) Para a comprovação desta despesa, devem ser apresentados:
b.1) Comprovantes fiscais de gastos com combustível emitidos em nome do Outorgado, ou em nome da Interveniente, no caso de processos com interveniência; e (NR)
b.2) Informação indicando o roteiro da viagem, com a quilometragem percorrida e a placa do veículo utilizado.
3.4.4. Pedágio (volta ao índice)
a) Para a comprovação do pagamento de tarifas de pedágios, podem ser apresentados:
a.1) Pagamento manual: apresentar Documento Fiscal Equivalente (DFE); ou
a.2) Pagamento automático: apresentar extrato fornecido pela empresa que opera o sistema de cobrança automática, com indicação feita pelo Outorgado ou pela Interveniente, em caso de processos com interveniência, de quais das despesas que constam no extrato foram custeadas com recursos do processo. (NR)
3.4.5. Ônibus fretado (transporte de grupo) (volta ao índice)
a) Apresentar o comprovante fiscal da empresa locatária, em nome do Outorgado, ou da Interveniente, em caso de processos com interveniência. (NR)
b) Se o aluguel for feito por terceiro, deverá ser apresentada a cópia da Nota Fiscal e Recibo do valor pago referente a cada passageiro financiado pela FAPESP.
3.4.6. Transporte urbano (volta ao índice)
a) Na utilização de transporte urbano podem ser custeados: ônibus municipal, ônibus intermunicipal classificado como urbano, metrô e trem.
b) Para a comprovação desta despesa, deverá ser apresentado o Recibo de Transporte Urbano (Modelo 5), devidamente preenchido e assinado pelo Outorgado ou pela Interveniente, em caso de processos com interveniência, e pelo passageiro, com a descrição do percurso realizado, valor unitário e quantidade utilizada. (NR)
3.4.7. Táxi e aplicativos de transporte de passageiros (volta ao índice)
a) Despesas com táxi e utilização de aplicativos para transporte de passageiros somente podem ser custeadas como despesas de transporte quando explicitamente concedidas no Termo de Outorga e Aceitação do Auxílio;
b) Para a comprovação da despesa deverá ser apresentado o recibo emitido pelo taxista ou via eletrônica emitida pela operadora do serviço.
4. Elaboração e Submissão da Prestação de Contas (volta ao índice)
4.1. A Prestação de Contas deverá ser elaborada através do Sistema de Apoio à Gestão - SAGe (www.fapesp.br/sage), ou em sistema equivalente conforme disposto no item 4.8, inclusive para processos que tramitam em papel, e submetida à FAPESP nos prazos estabelecidos no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios e Bolsas, contendo os seguintes documentos a serem anexados em formato PDF ao sistema:
a) Para cada aquisição de material ou contratação de serviço realizada devem ser apresentados os seguintes documentos:
a.1) Comprovantes das despesas realizadas, conforme orientações da seção 3 desta norma.
a.2) Em relação aos fornecedores e prestadores de serviços:
a.2.1) Justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha do fornecedor ou prestador de serviço, conforme item 2.5.1.1 desta norma;
a.2.2) Cotações de preços, conforme item 2.5.1.2 desta norma; e
a.2.3) Consultas realizadas aos cadastros da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda, conforme o caso, de acordo com o item 2.5.2 desta norma.
b) Comprovante da devolução do saldo não utilizado, quando houver, conforme instruções para devolução disponíveis em fapesp.br/10820.
b.1) Para os Auxílios em que a liberação de recursos é realizada por meio do Cartão BB Pesquisa, deverá ser apresentado na Prestação de Contas final um comprovante bancário que demonstre o saldo do respectivo Cartão BB Pesquisa zerado. Será aceita a apresentação de extrato do cartão ou cópia da tela do site ou do aplicativo do BB demonstrando a informação. (NR)
b.2) Para Auxílios com interveniência, o saldo não utilizado deverá ser devolvido por ocasião do envio da Prestação de Contas final ou por ocasião de eventual cancelamento do processo. (NR)
c) Para processos com interveniência, deverão ser apresentados, junto às Prestações de Contas parciais e final do processo, os extratos bancários relativos ao período da Prestação de Contas contendo todas as movimentações e os rendimentos das aplicações. (NR)
d) Declaração de recebimento de bens permanentes (Modelo 9), se houver aquisição de Material Permanente no período a que se refere a Prestação de Contas, conforme item 3.1.7 desta norma. (NR)
e) Outros documentos relevantes para análise da Prestação de Contas pela FAPESP.
f) No caso de Auxílios aprovados nas modalidades PITE e Auxílios aprovados no âmbito de acordos de cooperação e convênios com aporte de recursos de contrapartida, devem ser apresentados os documentos referentes às Prestações de Contas da respectiva contrapartida da Instituição/Empresa Parceira, comprovando a aplicação dos recursos nas alíneas aprovadas no processo.
f.1) Esta documentação deverá ser anexada ao sistema pelo Outorgado ou pela Interveniente, no caso de processos com interveniência, nas mesmas datas estabelecidas no Termo de Outorga para envio das Prestações de Contas dos recursos concedidos pela FAPESP. (NR)
g) No caso de Auxílios da modalidade PIPE Invest, por ocasião do envio de cada Prestação de Contas deverá ser apresentada documentação que comprove o depósito do investimento privado na conta corrente da pequena empresa, realizado por meio de um depósito identificado ou outra forma equivalente que demonstre a origem e o destino do investimento.
4.2. Visando permitir o acompanhamento da utilização dos recursos e o controle da Prestação de Contas, para a elaboração da Prestação de Contas eletrônica, o cadastro das despesas deverá ser realizado em até 15 (quinze) dias do seu pagamento, sob pena de bloqueio do processo e/ou aplicação de sanções previstas no Termo de Outorga. (NR)
4.2.1. As liberações e devoluções de recursos realizadas no processo são automaticamente registradas no SAGe, para que possam ser associadas a uma Prestação de Contas.
4.2.2. No entanto, uma vez que o carregamento destas informações bancárias para o SAGe leva em média 3 dias úteis, recomenda-se que as operações de liberação e devolução de recursos sejam concluídas com esta antecedência mínima em relação à data prevista para a submissão do compromisso de Prestação de Contas.
4.3. No preenchimento da Prestação de Contas eletrônica no SAGe, as despesas serão classificadas:
a) por tópico: Projeto, Reserva Técnica - Benefícios Complementares, Reserva Técnica - Custos de Infraestrutura Direta do Projeto, Reserva Técnica de Bolsa, Remuneração da Interveniente; e (NR)
b) dentro de cada tópico, por alínea: material permanente, material de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias/manutenção.
4.4. As despesas lançadas na Prestação de Contas serão organizadas em ordem cronológica pelo próprio sistema, dentro de cada tópico e alínea, dando origem automaticamente ao Balancete de Prestação de Contas.
4.5. Quando não houver liberação e utilização de recursos no período a que se refere a Prestação de Contas, a informação deverá ser declarada no SAGe pelo Outorgado e pela Interveniente, no caso de processos com interveniência, no momento da elaboração da Prestação de Contas no sistema. (NR)
4.6. A FAPESP permite que o Outorgado indique usuários e membros de Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador (EAIPs) para apoiá-lo na elaboração da Prestação de Contas no SAGe, exceto no caso de processos com interveniência. (NR)
4.7. As orientações detalhadas sobre a elaboração e a submissão da Prestação de Contas eletrônica, bem como sobre a indicação de usuários de apoio, podem ser encontradas nos Manuais de Apoio aos Pesquisadores, disponíveis no link “Manuais” dentro do próprio SAGe.
4.8. Instituições que disponham de sistemas de apoio à gestão e que, após análise técnica da FAPESP, se mostrarem compatíveis com a plataforma SAGe, poderão ser autorizadas a enviar Prestações de Contas em formato eletrônico por seus próprios sistemas.
5. Instruções Finais (volta ao índice)
5.1. Após a submissão da Prestação de Contas, a documentação apresentada será examinada pela FAPESP, quanto à observância às regras contidas nesta e nas demais normas e editais da FAPESP, na legislação aplicável e nos Termos de Outorga de Auxílios e Bolsas.
5.1.1. Após aprovação da Prestação de Contas final do processo, será emitido o correspondente título de quitação pela FAPESP.
5.1.2. A emissão do título de quitação pela FAPESP não impede que o processo seja reaberto para nova análise da documentação apresentada, nos seguintes casos:
a) irregularidades identificadas por órgãos de fiscalização e controle, aos quais a FAPESP está sujeita;
b) apuração de denúncias recebidas pela FAPESP;
c) outras situações que motivem a abertura de diligências no processo.
5.2. No caso de impugnação de documentos apresentados na Prestação de Contas ou pedidos de esclarecimentos pela FAPESP, o Outorgado e a Interveniente, no caso de processos com interveniência, deverão cumprir as exigências solicitadas, no prazo determinado pela FAPESP, por meio da apresentação de Prestação de Contas complementar. (NR)
5.3. Os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade dos Outorgados, ou da Interveniente, no caso de processos com interveniência, em processos de Auxílios e Bolsas, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP. (NR)
5.3.1. No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, o Outorgado ou a Interveniente, no caso de processos com interveniência, deve providenciar fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original. (NR)
5.3.2. No caso de importação de materiais permanentes e de consumo realizada pela Instituição Sede, a documentação original deverá ser arquivada pela própria Instituição, que deverá fornecer ao Outorgado ou à Interveniente, no caso de processos com interveniência, uma cópia, autenticada por agente administrativo da referida Instituição, para que esta seja anexada à Prestação de Contas a ser apresentada à FAPESP. A autenticação deve ser realizada por meio de carimbo aposto na face da cópia onde há o conteúdo comparado com o original e, na face da cópia em branco, deve ser aposto carimbo com menção “em branco”. Na autenticação deve haver ainda indicação da data, assinatura e identificação do agente administrativo que praticou o ato. (NR)
5.4. A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada pela FAPESP ao Outorgado e à Interveniente, no caso de processos com interveniência, durante o período de guarda indicado no item 5.3, a seu exclusivo critério. (NR)
5.4.1. Caso seja solicitada a apresentação de documentos originais, a documentação deverá ser enviada ao seguinte endereço:
FAPESP - Diretoria Administrativa
Rua Pio XI, 1500 - Alto da Lapa
CEP 05468-901 - São Paulo - SP
5.4.2. Quando solicitada, a documentação original deverá ser apresentada com a identificação do número do processo de Auxílio ou Bolsa correspondente, utilizando-se o formulário para encaminhamento conforme Modelo 10, e seguindo-se as seguintes recomendações:
a) organizar os documentos por alíneas de despesas e, na sequência, por ordem cronológica;
b) numerar as páginas da documentação a ser enviada, sendo que cada folha deverá conter somente um documento;
c) não dobrar os documentos e comprovantes fiscais, salvo se maiores que tamanho A4;
d) comprovantes menores que o tamanho A4 deverão ser colados em folhas de tamanho A4, na posição vertical, respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo e mantendo margem à esquerda da folha para furação;
e) no caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, o Outorgado ou a Interveniente, no caso de processos com interveniência, deve providenciar fotocópia do documento e colar o original na mesma folha; (NR)
f) não utilizar grampos, clipes ou fita adesiva para fixação de documentos;
g) não encadernar ou colocar os documentos em pastas de qualquer tipo.
5.4.3. Caso a documentação seja recebida em desacordo com as orientações do item 5.4.2, esta será devolvida pela FAPESP ao Outorgado ou à Interveniente, no caso de processos com interveniência, para reorganização e adequação às normas. (NR)
5.5. Correrão por conta exclusiva do Outorgado e da Interveniente, no caso de processos com interveniência, quaisquer despesas que não se enquadrem nas autorizações constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios e Bolsas, nesta norma, na legislação em vigor e nas demais normas e editais da FAPESP, podendo ainda ensejar a adoção de medidas administrativas e/ou judiciais pela FAPESP objetivando a devolução de recursos. (NR)
5.6. Nas hipóteses indicadas no item 5.5, bem como nos casos de ausência da documentação comprobatória requerida para a Prestação de Contas, deverá ser restituída à FAPESP a importância correspondente.
5.6.1. O valor devido a ser restituído à FAPESP será corrigido conforme a Tabela Prática de Débitos Judiciais elaborada pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, ou qualquer outro índice legal que venha a substituí-lo, com incidência das demais sanções legais (juros, honorários advocatícios e custas judiciais).
5.7. Quando houver alteração de responsabilidade em Auxílios, o Outorgado anterior e a Interveniente, no caso de processos com interveniência, deverão apresentar a Prestação de Contas referente ao período de sua gestão, cabendo ao seu substituto as Prestações de Contas seguintes. (NR)
5.8. Quando houver alteração da Instituição Sede em Auxílio com Interveniência, o Outorgado e a Interveniente deverão apresentar a Prestação de Contas referente ao período de execução da pesquisa na Instituição Sede anterior, com a devolução total do saldo não executado, inclusive a devolução do valor de Remuneração da Interveniente correspondente ao saldo não executado. (NR)
6. Modelos (volta ao índice)
Modelo 1 - Recibo de Reembolso
Modelo 2 - Recibo para Pagamento de Serviços
Modelo 3 - Recibo de Diárias/Manutenção para o Outorgado
Modelo 4 - Recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros
Modelo 5 - Recibo de Transporte Urbano
Modelo 7 - Demonstrativo de Apropriação de Custo de Material Importado
Modelo 8 - Recibo de Auxílio Impressão (TCC, Dissertação ou Tese)
Modelo 9 - Declaração de Recebimento de Bens Permanentes
Modelo 10 - Formulário para encaminhamento de documentação à FAPESP